Das Team, die Referenzen, die Kurse im Frühjahr, die Gerichte der Saisonkarte: Auf vielen Websites von Betrieben wiederholt sich derselbe Aufbau Eintrag für Eintrag. Name, Foto, Aufgabe. Projekt, Bild, Ort, Fertigstellung. Kurs, Termin, Anmeldung. Wer solche Inhalte als einzelne Seiten anlegt und für jeden neuen Fall die letzte Seite kopiert, merkt den Preis meist erst später: Die Angaben stehen bald in unterschiedlicher Reihenfolge, Schreibweisen driften auseinander, und eine Änderung am Aufbau muss auf jeder Kopie einzeln nachgezogen werden. Eine Sammlung, in XICflow „Collection“ genannt, dreht das um. Sie legen einmal fest, welche Felder ein Eintrag hat, und füllen danach nur noch Einträge aus; die Darstellung auf der Website folgt aus den Feldern. Dieser Beitrag behandelt die Fragen davor und danach: Welcher Inhalt braucht überhaupt eine eigene Collection, wann ist die Leistungsliste das bessere Werkzeug, wie plant man Felder, die auch nach Jahren noch passen, und welche Pflegefehler schleichen sich im Alltag ein? Wie Liste und Detailseite technisch zusammenspielen, zeigt der Beitrag zur Architekturbüro-Website mit Projektseiten an einem Beispiel; hier geht es um das Prinzip für jede Branche.
Wann ein Inhalt eine eigene Collection braucht
Eine Collection ist nach der Produktdokumentation eine Sammlung gleichartiger Datensätze. Sie legen einmal fest, welche Felder ein Datensatz hat, und füllen danach beliebig viele Einträge aus.
Als typische Beispiele nennt die Dokumentation zu Inhalten, Mediathek und Blog Referenzen, Team und Speisekarte, also Inhalte, die in gleicher Form wiederkehren. Das entscheidende Merkmal ist damit nicht die Menge, sondern die Gleichförmigkeit. Schon ein kleines Team mit Foto, Aufgabe und kurzem Text erfüllt dieses Merkmal. Ein langer Text über die Geschichte des Betriebs ist es nicht, auch wenn er viele Absätze hat: Es gibt keinen zweiten Eintrag, der genauso aufgebaut wäre. Fünf Fragen helfen bei der Entscheidung. Die erste muss mit Ja beantwortet werden, jede weitere Zustimmung stärkt den Fall:
- Wiederholt sich der Aufbau? Wenn jeder Eintrag dieselben Angaben trägt, etwa Name, Foto und Aufgabe, passt eine Collection. Wenn jeder Fall anders erzählt werden muss, ist eine eigene Seite oder ein Blogbeitrag die bessere Wahl.
- Ändert sich der Bestand unabhängig vom Seitenaufbau? Neue Mitarbeitende, ein abgeschlossenes Projekt, ein zusätzlicher Kurstermin: Wer so etwas einträgt, soll einen Eintrag anlegen und keine Seite umbauen.
- Erscheint derselbe Inhalt an mehreren Stellen? Einige Referenzen auf der Startseite und alle auf der Referenzseite lassen sich aus einem Bestand speisen, statt zweimal gepflegt zu werden.
- Braucht jeder Eintrag eine eigene Adresse? Ein Projekt, das Sie in einem Angebot verlinken, oder ein Kurs, auf den ein Partner verweisen soll, profitiert von einer eigenen Detailseite.
- Pflegen mehrere Personen mit? Feste Felder geben eine Form vor, die auch eine Vertretung einhält, die die Website nicht selbst gebaut hat.
Fällt schon die erste Antwort mit Nein aus, bleibt der Inhalt besser ein Baustein auf einer Seite. Das gilt für die Schritte eines Auftrags, deren Reihenfolge eine Geschichte erzählt und die zusammen auf einer Seite stehen; wie das aussieht, zeigt der Beitrag über den sichtbaren Auftragsablauf. Es gilt ebenso für Öffnungszeiten, Anfahrt oder einen einzelnen Hinweis. Ein Kursplan mit Terminen, Ort und Anmeldeweg trägt dagegen alle Merkmale einer Collection; worauf es bei Präventionskursen inhaltlich ankommt, behandelt der Beitrag zu Kursplan und Zuschuss. Für einige dieser Inhalte bringt XICflow außerdem eigene Bausteine mit, die direkt auf der Seite gepflegt werden: „Team“ für Personen mit Foto, Rolle und Kurzvorstellung, „Stellenangebote“ für offene Stellen und „Termine“ für einzelne Veranstaltungen. Wie bei der Speisekarte im nächsten Abschnitt ist ein solcher Baustein der kürzere Weg, solange der Inhalt auf einer Seite bleibt; eine Collection lohnt sich, sobald einer der Gründe aus der Liste oben hinzukommt. Die folgende Übersicht ordnet verbreitete Inhalte ein:
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| Inhalt | Eigene Collection? | Detailseite je Eintrag? |
|---|---|---|
| Team | Ja, wenn es an mehreren Stellen erscheint oder feste Rollen braucht; sonst genügt der Baustein „Team“ | Selten nötig, die Karte mit Foto, Rolle und Kurztext trägt |
| Referenzen und Projekte | enthalten | Oft sinnvoll, weil Projekte verlinkt und gesucht werden |
| Kurse und Termine | Ja, bei einem wechselnden Kursplan; einzelne Veranstaltungen zeigt auch der Baustein „Termine“ | Wenn Inhalt, Ablauf und Anmeldung mehr als eine Karte füllen |
| Stellenangebote | Ja, wenn regelmäßig ausgeschrieben wird; für wenige Stellen gibt es den Baustein „Stellenangebote“ | Ja, damit jede Stelle eine eigene Adresse hat |
| Speise- oder Behandlungskarte mit Preisen | Meist nicht, dafür gibt es die Leistungsliste | nicht enthalten |
| Ablauf eines Auftrags | Nein, ein Baustein auf der Seite | nicht enthalten |
| Öffnungszeiten und Anfahrt | nicht enthalten | nicht enthalten |
Speisekarte: Leistungsliste oder Collection?
Die Speisekarte steht im Titel dieses Beitrags, weil an ihr der Unterschied zwischen zwei Werkzeugen sichtbar wird. Die Dokumentation zeigt zwar eine Beispiel-Collection „Speisekarte“ mit den Feldern Gericht, Beschreibung und Gang.
Für die klassische Karte mit Preisen gibt es aber einen eigenen Baustein, die Leistungsliste. Ihre Beschreibung in der Bausteinübersicht lautet:
Liste einzelner Leistungen mit Preis, nach Art einer Speise- oder Behandlungskarte.
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| Merkmal | Leistungsliste | Collection |
|---|---|---|
| Wo gepflegt | Im Editor, direkt auf der Seite | Im Bereich „Inhalte (CMS)“, getrennt von den Seiten |
| Aufbau einer Zeile | Fest: Abschnitt, Name, Beschreibung, Preis, Zusatz, Kennzeichen | Frei: genau die Felder, die Sie anlegen |
| Kennzeichen und Legende | Eingebaut, die Legende steht einmal unter der Liste | Nicht vorgesehen |
| Darstellung | Linien, Führungspunkte oder Karten | Raster oder Liste |
| Mehrere Seiten | Je Seite ein eigener Baustein | Ein Bestand, beliebig viele CMS-Listen |
| Eigene Seite je Eintrag | nicht enthalten | Auf Wunsch, Titel und Beschreibung aus den Feldern |
| Vorbereiten, ohne es zu zeigen | Baustein ausblenden | Eintrag als „Entwurf“ speichern |
Für die meisten Speisekarten ist die Leistungsliste damit das passende Werkzeug. Die Karte steht auf einer Seite, die Abschnitte gliedern sie in Vorspeisen, Hauptgerichte und Getränke, und Kennzeichen erscheinen hochgestellt am Namen. Die Dokumentation des Bausteins weist darauf hin, dass die Legende für Speisekarten in Deutschland Pflicht ist, sobald Zusatzstoffe oder Allergene gekennzeichnet werden; eine Collection bringt für diese Kennzeichnung keinen eigenen Mechanismus mit. Gerichte in eine Collection zu legen, lohnt sich erst, wenn einer der Gründe aus dem ersten Abschnitt hinzukommt: ein Mittagstisch, der zugleich auf der Startseite und auf der Kartenseite erscheinen soll, oder Menüs für Feiern, die jeweils eine eigene Seite mit Ablauf und Hinweisen bekommen sollen. Was eine gute Karte inhaltlich ausmacht, von Allergenen bis zum Preisverzeichnis am Eingang, steht im Beitrag zur Gastro-Website mit Speisekarte und Reservierung. Für Praxen, Salons und Studios gilt dieselbe Abwägung: Eine Behandlungskarte mit Preisen gehört in die Leistungsliste, ein Kursplan mit Terminen in eine Collection.
Felder planen, bevor der erste Eintrag steht
Felder lassen sich später ergänzen, und bestehende Einträge behalten dabei ihre Werte.
Trotzdem lohnt die Planung vor dem ersten Eintrag, denn jedes Feld erscheint in jedem Eintrag, und was erst einmal in vielen Einträgen uneinheitlich steht, räumt niemand gern auf. Die Dokumentation rät deshalb ausdrücklich zu wenigen, klaren Feldern: Beginnen Sie mit den Angaben, die Sie sicher bei jedem Datensatz haben. Technisch wäre viel mehr möglich. Eine Collection fasst bis zu 100 Felder (XICflow-Dokumentation), und ein einzelner Eintrag darf höchstens rund 256 Kilobyte an Feldinhalten tragen (XICflow-Dokumentation); darüber lehnt XICflow das Speichern mit der Meldung „Datensatz zu groß.“ ab. Ein Team- oder Referenzbestand kommt diesen Grenzen kaum nahe. Die eigentliche Grenze ist die Zeit, die jemand zum Ausfüllen hat: Ein Feld, das bei vielen Einträgen leer bleibt, ist ein Zeichen dafür, dass es nicht gebraucht wird.
Planen Sie dabei von der Ausgabe her. Auf der Website erscheinen die Einträge über den Baustein „CMS-Liste“, als Karten im Raster oder als Liste untereinander. Die Karte zeigt das erste Bildfeld als Vorschaubild, das erste Textfeld als Titel und die übrigen Felder darunter (XICflow-Dokumentation), jeweils mit ihrer Bezeichnung davor. Wer die Karte vor Augen hat, entscheidet über drei Dinge anders:
- Die Überschrift ist das erste Textfeld. Jede neue Collection bringt dafür das Pflichtfeld „Titel“ vom Typ Text mit. Schiebt jemand ein weiteres Textfeld wie „Funktion“ darüber, wird die Funktion zur Überschrift der Karte.
- Was ein Feld bekommt, ist öffentlich. Die Angaben eines Feldes kennen keine Einstellung, die es nur intern führt. Ein Vermerk wie „Freigabe per Mail liegt vor“ stünde auf der Karte. Interne Notizen gehören in Ihre Unterlagen; ob ein Eintrag schon auf die Website darf, regelt der Status.
- Wiederkehrende Werte werden Auswahlfelder. Rolle, Branche, Kursart oder der Gang auf der Karte stehen dann in jedem Eintrag gleich geschrieben. Ein Auswahlfeld nimmt bis zu 200 Werte auf, jeder höchstens 190 Zeichen lang (XICflow-Dokumentation).
Insgesamt stehen neun Feldarten (XICflow-Dokumentation) zur Wahl: Text, Textbereich, Rich-Text, Zahl, Ja/Nein, Bild, URL, Datum und Auswahl. Die Feldart entscheidet zweierlei, nämlich wie Sie einen Wert eintragen und wie er auf einer Detailseite erscheint. Textbereich und Rich-Text werden dort zu einer Zwischenüberschrift mit Absatz, ein URL-Feld wird zur Schaltfläche mit der Feldbezeichnung, und alle kurzen Angaben landen in einer Merkmalsliste. Ein Feld vom Typ Ja/Nein erscheint dort und auf der Karte als „Ja“ oder „Nein“. Es taugt also für öffentliche Angaben wie „Plätze frei“, nicht für interne Häkchen. Die Übersicht ordnet typische Angaben zu:
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| Angabe | Feldart | Warum |
|---|---|---|
| Name, Projekttitel, Kursname | Text, als erstes Textfeld | Wird Überschrift der Karte und Titel der Detailseite |
| Porträt, Projektfoto | Bild | Das erste Bildfeld ist Vorschaubild der Karte und Bild beim Teilen |
| Rolle, Branche, Kursart, Gang | Auswahl | Gleiche Schreibweise in allen Einträgen |
| Kurzbeschreibung, Aufgabe und Lösung | Textbereich | Das erste längere Textfeld liefert die Beschreibung der Detailseite |
| Kurstermin, Fertigstellung | Datum | Einheitlich eingegeben, eine Zeile in der Merkmalsliste |
| Anmeldung, Seite eines Partners | URL | Erscheint als Schaltfläche |
| Plätze frei, stufenloser Zugang | Ja/Nein | Nur für Angaben, die öffentlich als „Ja“ oder „Nein“ stehen dürfen |
| Teilnehmerzahl, Wohnfläche | Zahl | Reine Zahlenwerte; die Einheit gehört in die Bezeichnung |
Feldart nachträglich wechseln
Team: Rollen statt Freitext
Für ein Team, das nur auf einer Seite steht, genügt oft der Baustein „Team“: Name, Rolle, Foto und Kurzvorstellung, auf Wunsch Durchwahl und E-Mail, gepflegt direkt im Editor.
Die Rolle ist dort allerdings Freitext, und einen Status je Person oder Detailseiten gibt es nicht. Als Collection eignet sich die Teamseite dennoch gut für den Einstieg, weil sich an ihr alle Planungsregeln durchspielen lassen. Der Name steht als erstes Textfeld oben und wird zur Überschrift. Das Foto folgt als Bildfeld; auf der Karte dient der Name zugleich als Alternativtext des Fotos, ein sauber gepflegter Name beschriftet also auch das Bild. Die Rolle wird ein Auswahlfeld. Der Grund zeigt sich erst nach Monaten: Ohne feste Optionen steht dieselbe Funktion bald als „Meisterin“, „Elektromeisterin“ und „Meisterin im Elektrohandwerk“ auf derselben Seite, je nachdem, wer gerade gepflegt hat. Das Kurzprofil wird ein Textbereich, damit es auf einer Detailseite als Absatz erscheint und deren Beschreibung liefert, falls die Collection später Detailseiten bekommt. Ein schlanker Feldplan sieht so aus:
Name (Mehrzahl): Team Einzahl-Name: Person
Slug-Feld: Name Detailseiten je Eintrag erzeugen: aus
Feld Feldart Pflicht Zweck
Name Text ja Überschrift der Karte
Foto Bild nein Vorschaubild, Adresse aus der Mediathek
Rolle Auswahl ja Inhaber/in, Meister/in, Geselle/Gesellin,
Auszubildende/r, Büro
Kurzprofil Textbereich nein Aufgabe und Erfahrung in wenigen Sätzen
Sprachen Text nein nur, wenn Kundschaft danach fragtBei Fotos von Mitarbeitenden gilt das Recht am eigenen Bild. „Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden“, heißt es in Paragraf 22 des Kunsturhebergesetzes (KUG). Beruht die Veröffentlichung auf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung, kann die betroffene Person sie nach Artikel 7 Absatz 3 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jederzeit widerrufen. Wie Einwilligung, Widerruf und Restbestände beim Ausscheiden geregelt werden, beschreibt der Beitrag zu Bildrechten bei Team- und Stockfotos. Für die Collection heißt das praktisch: Verlässt jemand den Betrieb oder widerruft, setzen Sie den Eintrag auf „Entwurf“ und veröffentlichen die Website neu. Erst dann verschwindet er, denn nur veröffentlichte Einträge erscheinen auf der Website, und jede Änderung wird erst mit dem nächsten Veröffentlichen sichtbar. Darf das Foto gar nicht mehr genutzt werden, löschen Sie es zusätzlich in der Mediathek.
Referenzen: Titel, die sich unterscheiden
Bei Referenzen lohnen sich Detailseiten am ehesten. Ein Projekt lässt sich in einem Angebot verlinken, und wer nach einer bestimmten Aufgabe sucht, kann direkt auf dem passenden Projekt landen.
Mit der Option „Detailseiten je Eintrag erzeugen“ bekommt jeder veröffentlichte Eintrag beim Veröffentlichen eine eigene Unterseite. Titel und Beschreibung entstehen dabei automatisch: der Titel aus dem Titelfeld, die Beschreibung aus dem ersten längeren Textfeld, auf etwa 155 Zeichen gekürzt (XICflow-Dokumentation). Damit liefern zwei Felder die Vorlage für den Eintrag im Suchergebnis. Bis die Zustimmung des Kunden zur Nennung vorliegt, bleibt der Eintrag ein „Entwurf“; was dabei rechtlich zu klären ist, behandelt der Beitrag zu Referenzen und Kundenlogos. Für das Titelfeld gilt dann, was Google für jede Seite empfiehlt:
Sorge dafür, dass jede Seite auf deiner Website einen Titel hat und dass der Titel im Element
<title>angegeben wird.
Dieselbe Seite rät, ungenaue Beschreibungen zu vermeiden, und nennt als Beispiel „Profil“ für das Profil einer bestimmten Person (Google Search Central). Übertragen auf eine Collection heißt das: Ein Titelfeld mit „Referenz“, „Projekt“ oder „Badsanierung“ erzeugt Seiten, die im Suchergebnis nicht voneinander zu unterscheiden sind. Besser trägt der Titel, was ein Projekt von den anderen abhebt, also Aufgabe und Besonderheit, etwa „Badsanierung mit bodengleicher Dusche im Altbau“. Beim Team ist es der Name und nicht die Funktion. Weil das Titelfeld von Haus aus ein Pflichtfeld ist, lässt sich ein Eintrag ohne Titel nicht speichern; dass der Titel unterscheidbar bleibt, ist Aufgabe der Redaktion.
Für die Beschreibung gilt Ähnliches. Google hält fest, dass es Nutzern wenig bringt, wenn jede Seite einer Website mit derselben oder einer ähnlichen Beschreibung versehen ist, und schreibt: „Seitenspezifische Daten sind gut für das automatische Generieren von Beschreibungen geeignet“ (Google Search Central). Genau so arbeitet die Detailseite, sie nimmt den Anfang des ersten längeren Textfelds. Schreiben Sie den ersten Satz dieses Felds deshalb als Zusammenfassung mit Aufgabe, Ergebnis und Ort, nicht als Anlauf wie „Im Frühjahr meldete sich ein Kunde bei uns“. Was nach etwa 155 Zeichen (XICflow-Dokumentation) folgt, steht weiter auf der Seite, aber nicht mehr in der Beschreibung.
Pflegefehler, die sich einschleichen
Hinter vielen Pflegefehlern steht dieselbe Eigenheit: Die Arbeit an einer Collection verteilt sich auf zwei Schritte, das Bearbeiten in der Verwaltung und das Veröffentlichen der Website.
Wer nur den ersten macht, sieht in der Verwaltung den richtigen Stand und auf der Website den alten. Dazu kommen einige Eigenschaften, die man kennen sollte, bevor der Bestand wächst:
- Gespeichert heißt nicht sichtbar. Neue und geänderte Einträge stehen zunächst nur in der Verwaltung. Auf der Website erscheinen sie, sobald die Website im Editor das nächste Mal veröffentlicht wird, und nur mit dem Status „Veröffentlicht“.
- Abgelaufenes bleibt stehen. Ein Kurs vom Oktober verschwindet nicht von selbst, die CMS-Liste zeigt jeden veröffentlichten Eintrag. Vergangene Termine setzen Sie auf „Entwurf“ oder löschen sie.
- Die Reihenfolge ist redaktionell. Gelistet wird in der Reihenfolge, in der die Einträge in der Verwaltung stehen, nicht nach Datum oder Alphabet; eine Sortierung bietet der Baustein nicht an. Ein neu angelegter Eintrag steht zunächst am Ende.
- Der Slug bleibt, wie er beim ersten Speichern entstand. Lassen Sie das Feld „Slug“ leer, bildet XICflow ihn aus dem Slug-Feld, üblicherweise dem Titel. Eine spätere Korrektur des Titels ändert ihn nicht. Wer einen Eintrag unter einem Arbeitstitel wie „Test“ anlegt, korrigiert den Slug vor dem ersten Veröffentlichen, denn er ist Teil der Adresse der Detailseite.
- Leere Felder der Zweitsprache übernehmen die Basissprache. Auf mehrsprachigen Websites zeigt etwa die englische Fassung bei einem leeren Feld den deutschen Wert. Das verhindert leere Karten, bringt aber deutsche Sätze auf englische Seiten, wenn eine Übersetzung vergessen wird. Pflichtfelder prüft XICflow nur in der Basissprache.
- Eine gelöschte Collection nimmt ihre Einträge mit. XICflow fragt vorher nach und nennt die Zahl der betroffenen Einträge; wer bestätigt, verliert sie mit.
- Bilder gehören in die eigene Mediathek. Ein Bildfeld nimmt eine Adresse auf. Nehmen Sie die Adresse aus Ihrer Mediathek, die Sie dort mit einem Klick auf das Bild kopieren, und nicht die eines Bildes auf einer fremden Website, das morgen verschwunden oder für Sie nicht lizenziert sein kann.
Ein Pflegerhythmus, der trägt
Eine Collection ist so aktuell wie ihr letzter Durchgang.
Leichter wird die Pflege, wenn sie an Anlässe gebunden ist statt an gute Vorsätze: ein neuer Mitarbeiter am ersten Arbeitstag, ein Projekt mit der Abnahme, ein Kursplan mit der Planung des nächsten Halbjahres. Wie das Material dafür im Betriebsalltag nebenbei entsteht, zeigt der Beitrag über Website-Inhalte aus dem Betriebsalltag. Eine Routine für die typischen Anlässe:
- Neue Person im Team: Einwilligung zu Foto und Profilangaben einholen, Eintrag als „Entwurf“ anlegen, nach der Freigabe veröffentlichen.
- Ausscheiden: Eintrag auf „Entwurf“ setzen oder löschen, Website veröffentlichen, Foto in der Mediathek prüfen.
- Projektabschluss: Bild, Aufgabe und Besonderheit festhalten, Kundenfreigabe anfragen, Eintrag vorbereiten.
- Neues Kurshalbjahr: vergangene Termine aus der Liste nehmen, neue in der gewünschten Reihenfolge anlegen.
- Mehrsprachige Website: die Zweitsprache füllen, bevor ein neuer Eintrag veröffentlicht wird.
- Einmal im Quartal: die Liste auf der Live-Website ansehen, Auswahlwerte prüfen, verwaiste Einträge löschen.
In XICflow liegen Collections im Bereich „Inhalte (CMS)“, getrennt von den Seiten, und gehören jeweils zu genau einer Website. Auf die Seite kommen sie über den Baustein „CMS-Liste“, den Sie im Flow Builder – Produkt wie jeden anderen Baustein einfügen: Collection wählen, Darstellung als Raster oder Liste, Spaltenzahl und maximale Anzahl festlegen. So zeigt die Startseite die ersten Einträge einer Sammlung und eine Unterseite alle, aus demselben Bestand. Wie sich ein Einsatzgebiet mit Referenzen statt mit gestapelten Ortsseiten zeigen lässt, beschreibt der Beitrag zum Einzugsgebiet. Eine Collection spart am ersten Tag keine Arbeit, sondern in den Monaten danach: Wer Felder von der Ausgabe her plant, Rollen und Kategorien als Auswahl führt, Titel unterscheidbar schreibt und nach jeder Änderung veröffentlicht, hat einen Bestand, den auch eine Vertretung pflegen kann, ohne eine Seite anzufassen.