Impressum und Datenschutzerklärung entstehen in vielen Projekten am letzten Tag: schnell ein Mustertext, ein Link in die Fußzeile, fertig. Genau daraus entstehen die Beanstandungen, die später Geld und Nerven kosten. Dabei sind die Anforderungen überschaubar, sobald man sie einmal sortiert hat: Das Digitale-Dienste-Gesetz regelt, wer hinter einem Angebot steht, die Datenschutz-Grundverordnung, was mit den Daten der Besucherinnen und Besucher geschieht, und das Bürgerliche Gesetzbuch, wie Verbraucher über ihr Widerrufsrecht zu informieren sind. Dieser Leitfaden ordnet die Pflichtangaben, zeigt, was je Rechtsform hinzukommt, und benennt die Fehlerbilder, die erfahrungsgemäß zuerst auffallen. Eine Rechtsberatung im Einzelfall ersetzt er nicht.
Rechtstexte gehören zur Website, nicht in den Anhang
Rechtstexte werden häufig als Formalie behandelt, die am Ende eines Projekts noch schnell erledigt wird. Tatsächlich hängen sie enger an der Website als fast jeder andere Inhalt: Die Datenschutzerklärung beschreibt die Funktionen, die auf der Seite laufen, das Impressum benennt den Anbieter hinter der Domain, und beide müssen von jeder Unterseite aus erreichbar sein. Sobald sich die Website ändert, ändert sich damit auch der Text. Wer ein Kontaktformular ergänzt, verarbeitet ab diesem Moment Namen und E-Mail-Adressen. Wer eine zweite Sprachversion veröffentlicht, braucht die Pflichtangaben auch dort. Wer den Firmensitz verlegt oder die Rechtsform wechselt, muss das Impressum nachziehen, bevor die erste Rechnung mit neuer Anschrift hinausgeht. Rechtstexte gehören deshalb in dieselbe Pflegeroutine wie Inhalte, Technik und Gestaltung. Wer eine Website mit KI erstellen lässt, sollte darauf achten, dass die Pflichtseiten aus derselben Datenbasis entstehen wie die übrige Seitenstruktur. Andernfalls wächst ein zweiter, unverbundener Textbestand heran, der über die Monate von der Realität abweicht, ohne dass es jemandem auffällt.
Die Rechtsgrundlage der Anbieterkennzeichnung hat sich zuletzt verschoben. Seit 2024 (Bundesgesetzblatt, Digitale-Dienste-Gesetz vom 6. Mai 2024) steht die Pflicht nicht mehr im Telemediengesetz, sondern in Paragraf 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes, kurz DDG. Der Katalog der Angaben wurde dabei nahezu unverändert übernommen, die Fundstelle jedoch nicht: Wer in seiner Fußzeile weiterhin auf Paragraf 5 TMG verweist, beruft sich auf eine Vorschrift, die in dieser Form nicht mehr existiert. Das allein ist selten der Kern eines Streits, es ist aber ein zuverlässiger Hinweis darauf, dass die Seite länger nicht geprüft wurde. Eine fehlende oder unvollständige Anbieterkennzeichnung ist zudem eine Ordnungswidrigkeit; der Bußgeldrahmen reicht bis zu 50.000 Euro (Digitale-Dienste-Gesetz, Bußgeldvorschriften). In der Praxis ist das Bußgeld allerdings nicht das häufigste Risiko. Deutlich öfter kommen Schreiben von Mitbewerbern oder Verbänden, die eine Unterlassung verlangen, sowie Nachfragen von Aufsichtsbehörden, die eine unvollständige Datenschutzerklärung zum Anlass für weitere Prüfungen nehmen.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung
Anbieterkennzeichnung nach Paragraf 5 DDG
Die Pflicht trifft Anbieter geschäftsmäßiger, in der Regel gegen Entgelt angebotener digitaler Dienste. Das ist weiter gefasst, als viele annehmen: Es kommt nicht darauf an, ob auf der Website etwas verkauft wird, sondern darauf, ob sie einem geschäftlichen Zweck dient. Eine Visitenkartenseite eines Handwerksbetriebs, ein Restaurant mit Speisekarte, eine Kanzlei mit Kontaktseite und ein Verein, der Mitgliedsbeiträge erhebt, unterliegen der Kennzeichnungspflicht. Ausgenommen sind ausschließlich private oder familiäre Angebote ohne jeden geschäftlichen Bezug. Die Angaben müssen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. Diese drei Begriffe sind keine Floskel, sondern die eigentliche Prüfnorm: Leicht erkennbar meint eine Bezeichnung, die Besucher ohne Nachdenken zuordnen. Unmittelbar erreichbar meint einen kurzen, verlässlichen Weg ohne Umwege. Ständig verfügbar meint, dass die Seite nicht zeitweise fehlt, etwa weil ein Skript sie erst nachlädt oder weil sie in einer Sprachversion vergessen wurde.
- Name und Anschrift des Anbieters, bei juristischen Personen zusätzlich Rechtsform und Vertretungsberechtigte. Ein Postfach genügt nicht, verlangt ist eine ladungsfähige Anschrift.
- Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und eine unmittelbare Kommunikation ermöglichen, mindestens eine E-Mail-Adresse.
- Die zuständige Aufsichtsbehörde, soweit die Tätigkeit einer behördlichen Zulassung bedarf.
- Register und Registernummer, sofern eine Eintragung besteht: Handels-, Vereins-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Gesellschaftsregister samt Registergericht.
- Bei reglementierten Berufen die Kammer, die gesetzliche Berufsbezeichnung, der Staat der Verleihung sowie die berufsrechtlichen Regelungen und ein Hinweis darauf, wie sie zugänglich sind.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Wirtschafts-Identifikationsnummer, sofern vorhanden. Die vom Finanzamt vergebene Steuernummer gehört nicht hierher.
- Bei Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien und Gesellschaften mit beschränkter Haftung in Abwicklung oder Liquidation ein entsprechender Hinweis.
- Bei journalistisch-redaktionell gestalteten Angeboten zusätzlich ein Verantwortlicher mit Namen und Anschrift nach Paragraf 18 Absatz 2 Medienstaatsvertrag.
Ein Punkt sorgt regelmäßig für Diskussionen: die Telefonnummer. Paragraf 5 DDG verlangt Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme und eine unmittelbare Kommunikation ermöglichen, und nennt ausdrücklich nur die E-Mail-Adresse. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat dazu entschieden, dass neben der E-Mail-Adresse ein zweiter Weg für eine unmittelbare und effiziente Kommunikation bestehen muss, dass dies aber nicht zwingend ein Telefonanschluss sein muss (Gerichtshof der Europäischen Union, Rechtssache C-298/07). Ein elektronisches Anfrageformular kann genügen, sofern Antworten typischerweise innerhalb von 30 bis 60 Minuten (Gerichtshof der Europäischen Union, Rechtssache C-298/07) eintreffen; wer diese Reaktionszeit nicht abbilden kann, sollte einen weiteren Weg wie eine Rufnummer oder ein Rückrufangebot benennen. Praktisch heißt das: Ein Kontaktformular mit sauberer Anfragenverwaltung ist mehr als ein Vertriebskanal, es gehört zur Erfüllung einer gesetzlichen Informationspflicht. Wer selten telefoniert, sollte die eigenen Antwortzeiten im Blick behalten und im Zweifel eine Rufnummer angeben.
Was je Rechtsform zusätzlich hineingehört
Der Grundkatalog gilt für alle, die Details unterscheiden sich nach Rechtsform. Die häufigsten Lücken entstehen dort, wo eine Angabe für den Betrieb selbstverständlich ist und deshalb im Text fehlt: Der Einzelunternehmer nennt seine Geschäftsbezeichnung, aber nicht den bürgerlichen Namen. Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts nennt einen Gesellschafter, obwohl alle Gesellschafter aufzuführen sind. Die GmbH nennt die Firma, aber nicht die Geschäftsführung. Seit dem 1. Januar 2024 kann sich eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts zudem in das Gesellschaftsregister eintragen lassen und führt dann den Zusatz eGbR; besteht die Eintragung, gehören Register und Registernummer in das Impressum. Ein zweiter Klassiker ist die Verwechslung von Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: In das Impressum gehört die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern eine vorhanden ist. Die vom Finanzamt vergebene Steuernummer hat dort nichts zu suchen und sollte schon zum Schutz vor Missbrauch nicht veröffentlicht werden.
| Rechtsform | Zusätzlich erforderlich | Häufige Lücke |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen ohne Registereintrag | Vor- und Nachname, ladungsfähige Anschrift, Kontaktweg | nur Geschäftsbezeichnung ohne bürgerlichen Namen |
| Eingetragener Kaufmann (e. K.) | Firma mit Rechtsformzusatz, Handelsregister, Gericht, Nummer | Rechtsformzusatz in der Fußzeile weggelassen |
| Gesellschaft bürgerlichen Rechts | alle Gesellschafter mit Namen, bei eGbR das Gesellschaftsregister | nur eine vertretungsberechtigte Person genannt |
| GmbH und UG (haftungsbeschränkt) | Geschäftsführung, Handelsregister, Registergericht, Nummer | Geschäftsführung fehlt oder ist veraltet |
| Aktiengesellschaft | Vorstand, Vorsitz des Aufsichtsrats, Handelsregister | Vorsitz des Aufsichtsrats nicht benannt |
| Eingetragener Verein | Vorstand nach Paragraf 26 BGB, Vereinsregister und Nummer | Vorstand nach der Wahl nicht aktualisiert |
| Reglementierter Beruf | Kammer, Berufsbezeichnung, Verleihungsstaat, Berufsrecht | Berufsordnung nicht zugänglich gemacht |
Kammern und behördliche Zulassungen
Leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar, ständig verfügbar
Wie kurz der Weg zum Impressum sein muss, hat der Bundesgerichtshof früh geklärt: Die Erreichbarkeit über zwei Verweise, im entschiedenen Fall über die Bezeichnungen Kontakt und Impressum, genügt der Anforderung der unmittelbaren Erreichbarkeit (Bundesgerichtshof, Urteil vom 20. Juli 2006, I ZR 228/03). Entscheidend ist dabei weniger die Zahl der Klicks als die Verständlichkeit der Bezeichnung. Begriffe wie Backstage, Info oder Service sind riskant, weil Besucher dahinter keine Anbieterkennzeichnung vermuten. Bewährt hat sich der schlichte Zweiklang Impressum und Datenschutzerklärung in der Fußzeile jeder Seite, ergänzt um die Widerrufsbelehrung, sofern online Verträge geschlossen werden. Wichtig ist zudem, dass diese Verweise tatsächlich bedienbar sind. Ein Link, der sich bei Tastaturbedienung nicht fokussieren lässt oder in zu geringem Kontrast steht, ist praktisch nicht ständig verfügbar. Die Anforderungen aus dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz und WCAG 2.2 AA und die Anforderung der leichten Erkennbarkeit zeigen hier in dieselbe Richtung.
- Impressum und Datenschutzerklärung sind aus der Fußzeile jeder Seite erreichbar, auch von Blogbeiträgen und Fehlerseiten aus.
- Die Bezeichnungen lauten Impressum und Datenschutzerklärung, nicht Info, Rechtliches oder Service.
- Die Seiten werden mit ausgeliefert und nicht erst durch ein Skript nachgeladen.
- Jede Sprachversion hat eigene Rechtstexte unter einer eigenen Adresse, die im hreflang-Verweis auftaucht.
- Die Verweise sind mit der Tastatur erreichbar, haben einen sichtbaren Fokus und einen ausreichenden Kontrast.
- Die Seiten sind indexierbar und nicht versehentlich auf noindex gesetzt, damit sie auch über die Suche auffindbar bleiben.
- Nach einem Umbau führen die alten Adressen der Rechtstexte per Weiterleitung auf die neuen.
Die Datenschutzerklärung beschreibt die tatsächlichen Verarbeitungen
Artikel 13 DSGVO verlangt, dass die betroffene Person zum Zeitpunkt der Erhebung informiert wird, und zwar in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in klarer und einfacher Sprache (Artikel 12 DSGVO). Die Datenschutzerklärung ist damit kein juristischer Beipackzettel, sondern eine Beschreibung des tatsächlichen Betriebs. Genau hier scheitern Mustertexte: Sie beschreiben einen Durchschnittsfall, der mit der konkreten Website wenig zu tun hat. Ein Text, der Kartendienste, Videoeinbindungen und Reichweitenmessung aufzählt, obwohl die Seite nichts davon einsetzt, ist ebenso unzutreffend wie einer, der das eingesetzte Kontaktformular verschweigt. Beides fällt bei einer Prüfung auf, und beides lässt sich mit einem Blick in den Quelltext feststellen. Wer wissen möchte, welche Verarbeitungen überhaupt einwilligungspflichtig sind und welche nicht, findet die Systematik im Beitrag zu DSGVO und Einwilligung auf der Website. Die Datenschutzerklärung beschreibt anschließend, was nach dieser Prüfung übrig bleibt.
Verantwortlicher
Name, Anschrift und Kontaktweg der Stelle, die über Zwecke und Mittel entscheidet, bei Bedarf ergänzt um den Datenschutzbeauftragten.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Je Verarbeitung der Zweck und die Rechtsgrundlage; stützt sich diese auf ein berechtigtes Interesse, ist dieses konkret zu benennen.
Empfänger und Drittländer
Wer Daten erhält, etwa Hosting oder Versand, und ob eine Übermittlung außerhalb der EU stattfindet, jeweils mit Grundlage.
Speicherdauer
Die Dauer der Speicherung oder, wenn das nicht möglich ist, die Kriterien für ihre Festlegung, etwa gesetzliche Aufbewahrungsfristen.
Betroffenenrechte
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit, jeweils mit einem praktikablen Weg zur Ausübung.
Widerruf und Beschwerde
Der Hinweis auf den jederzeit möglichen Widerruf einer Einwilligung und auf das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
Zwei weitere Punkte werden regelmäßig übersehen. Erstens die Sprache: Eine Website, die sich an ein internationales Publikum richtet, braucht die Pflichtangaben in jeder ausgelieferten Sprachversion. Eine englische Startseite mit einer ausschließlich deutschen Datenschutzerklärung erfüllt die Anforderung an leichte Zugänglichkeit nur eingeschränkt. Wie sich Sprachversionen sauber trennen und über hreflang und übersetzte Adressen auszeichnen lassen, entscheidet damit auch darüber, ob die Rechtstexte ihre Adressaten erreichen. Zweitens die Aktualität: Verarbeitungen ändern sich, sobald Funktionen dazukommen. Ein neuer Newsletter, ein Bewerbungsformular, ein Buchungskalender oder ein Assistent auf der Seite verändern die Datenflüsse. Ohne feste Routine bleibt der Text auf dem Stand des Starttages. Sinnvoll ist eine kurze Prüfung bei jeder funktionalen Änderung und zusätzlich eine vollständige Durchsicht einmal im Jahr, dokumentiert mit Datum und Anlass.
Textstand sichtbar führen
Widerrufsbelehrung bei Online-Angeboten
Sobald über die Website Verträge mit Verbrauchern zustande kommen, tritt das Widerrufsrecht hinzu. Bei Fernabsatzverträgen steht Verbrauchern nach Paragraf 312g Absatz 1 BGB ein Widerrufsrecht zu; die Frist beträgt 14 Tage (Paragraf 355 Absatz 2 BGB) und beginnt je nach Vertragsart mit dem Vertragsschluss oder mit dem Erhalt der Ware. Über dieses Recht ist vor Vertragsschluss zu informieren, und zwar mit den Angaben aus Artikel 246a EGBGB; für die Belehrung und das Widerrufsformular stehen amtliche Muster als Anlagen zu dieser Vorschrift bereit. Fehlt die Belehrung oder ist sie fehlerhaft, verlängert sich die Frist erheblich: Das Widerrufsrecht erlischt dann spätestens 12 Monate und 14 Tage (Paragraf 356 Absatz 3 BGB) nach dem regulären Fristbeginn. Für einen Shop, einen Buchungsprozess oder ein digitales Abonnement ist das der teuerste einzelne Fehler in diesem Themenfeld. Welche Bausteine eine Website dafür braucht, hängt vom Vertriebsweg ab; einen Überblick über die enthaltenen Funktionen gibt die Leistungsübersicht.
- Reine Informationsseiten ohne Bestellmöglichkeit brauchen in der Regel keine Widerrufsbelehrung; entscheidend ist, ob online ein Vertrag geschlossen werden kann.
- Verträge zwischen Unternehmen fallen nicht unter das verbraucherrechtliche Widerrufsrecht; wer beide Zielgruppen bedient, sollte den Bestellprozess entsprechend trennen.
- Paragraf 312g Absatz 2 BGB nennt Ausnahmen, etwa nach Kundenwunsch angefertigte Waren oder aus Hygienegründen versiegelte Waren nach dem Entsiegeln.
- Bei Dienstleistungen, die vor Ablauf der Frist beginnen sollen, sind ein ausdrücklicher Wunsch des Verbrauchers und ein Hinweis auf das Erlöschen des Widerrufsrechts erforderlich.
- Bei Dauerschuldverhältnissen, die online abgeschlossen werden können, verlangt Paragraf 312k BGB zusätzlich eine deutlich beschriftete Kündigungsschaltfläche.
- Die Belehrung gehört nicht nur auf eine eigene Seite: Sie ist vor Abgabe der Bestellung zur Kenntnis zu geben und danach in Textform zu bestätigen.
{
"domain": "ihre-domain.de",
"sprachen": ["de", "en"],
"rechtstexte": {
"impressum": {
"pfad": { "de": "/impressum/", "en": "/imprint/" },
"rechtsform": "GmbH",
"vertretung": ["Vorname Nachname"],
"register": { "gericht": "Amtsgericht Musterstadt", "nummer": "HRB 000000" },
"ust_id": "DE000000000"
},
"datenschutz": {
"pfad": { "de": "/datenschutz/", "en": "/privacy/" },
"stand": "2026-07-26",
"verarbeitungen": ["kontaktformular", "serverprotokolle", "einwilligungsspeicher"]
},
"widerruf": {
"aktiv": false,
"grund": "kein Vertragsschluss über die Website"
}
},
"fußzeile": ["impressum", "datenschutz"]
}Typische Abmahnrisiken und wie sie entstehen
Abmahnungen wegen fehlender Pflichtangaben sind ein eingespielter Betrieb, das Kostenrisiko hat sich allerdings verschoben. Seit der Reform des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb im Jahr 2020 können Mitbewerber bei Verstößen gegen Informations- und Kennzeichnungspflichten im Internet keinen Ersatz ihrer Abmahnkosten mehr verlangen (Paragraf 13 Absatz 4 Nummer 1 UWG); bei einer erstmaligen Abmahnung kleinerer Unternehmen ist zudem die Vereinbarung einer Vertragsstrafe ausgeschlossen (Paragraf 13a Absatz 2 UWG). Der Unterlassungsanspruch selbst bleibt jedoch bestehen, und nach einer unterzeichneten Unterlassungserklärung wird jede Wiederholung teuer. Hinzu kommt ein technischer Aspekt: Wer eine Website nach Jahren umbaut, verschiebt dabei oft auch die Adressen der Rechtstexte. Laufen die alten Adressen ins Leere, ist die Pflichtangabe für alle, die einen alten Verweis gespeichert haben, nicht mehr erreichbar. Wie sich das vermeiden lässt, beschreibt der Beitrag zum Relaunch ohne Rankingverlust; die dort beschriebenen Weiterleitungen sind hier keine Kür für die Suchmaschine, sondern Teil der Erreichbarkeit.
| Fehlerbild | Warum es auffällt | Abhilfe |
|---|---|---|
| Verweis auf Paragraf 5 TMG | Vorschrift wurde 2024 abgelöst | Fundstelle auf Paragraf 5 DDG umstellen |
| Rechtsform oder Vertretung fehlt | Registerabgleich dauert Sekunden | Angaben aus dem Registerauszug übernehmen |
| Datenschutzerklärung nennt fremde Dienste | Quelltext zeigt, was wirklich lädt | Text an den tatsächlichen Betrieb angleichen |
| Impressum nur auf der Startseite | Aufruf einer Unterseite reicht als Nachweis | Verweis in die Fußzeile jeder Seite legen |
| Rechtstexte fehlen in der zweiten Sprache | Sprachumschalter führt ins Deutsche zurück | je Sprache eine Seite mit eigener Adresse |
| Postfach statt Anschrift | Ladungsfähigkeit ist nicht gegeben | vollständige Anschrift mit Hausnummer angeben |
| Toter Verweis zur Streitbeilegungsplattform | Ziel ist seit Juli 2025 abgeschaltet | Verweis entfernen, Hinweis nach VSBG prüfen |
Der alte Standardsatz zur Streitbeilegung ist überholt
Rechtstexte je Domain anlegen und konsistent halten
Der organisatorische Kern des Themas ist nicht die einmalige Erstellung, sondern die Konsistenz über die Zeit. XICflow legt Impressum und Datenschutzerklärung deshalb je Domain automatisch als eigene Seitentypen an, in jeder aktiven Sprache und mit einer eigenen Adresse je Sprachversion. Die Entwürfe entstehen aus den Angaben des Betriebs und den tatsächlich aktivierten Funktionen: Ist ein Kontaktformular aktiv, beschreibt die Datenschutzerklärung dessen Verarbeitung; kommt ein Assistent oder ein Blog hinzu, wächst der Text mit. Für Online-Angebote steht zusätzlich eine Widerrufsseite bereit. Die Verlinkung in der Fußzeile entsteht dabei nicht als handgepflegter Menüpunkt, sondern gehört zum Seitengerüst, sodass sie auf Unterseiten, Blogbeiträgen und Fehlerseiten gleichermaßen vorhanden ist. Wie dieser Ablauf vom Briefing bis zur fertigen Seite aussieht, zeigt die Übersicht so funktioniert die Erstellung; wer wissen möchte, wer hinter dem Angebot steht, findet die Angaben auf der Seite über uns.
Je Domain angelegt
Impressum und Datenschutzerklärung entstehen für jede Domain und jede Sprachversion mit eigener Adresse und eigenem Textstand.
Mit der Site verbunden
Die aktivierten Funktionen bestimmen die beschriebenen Verarbeitungen, sodass Text und Betrieb nicht auseinanderlaufen.
Dauerhaft erreichbar
Die Verlinkung liegt im Seitengerüst; ändert sich eine Adresse, bleibt der alte Pfad über eine Weiterleitung erreichbar.
Automatisch erzeugte Texte ersetzen die fachliche Prüfung nicht, sie verkürzen sie. Statt eines leeren Blattes steht am Anfang ein vollständiger Entwurf, der die eigenen Angaben, die eingesetzten Funktionen und die Sprachversionen bereits abbildet; geprüft wird dann das, was den Betrieb wirklich betrifft. Wie das Ergebnis aussieht, lässt sich an den Beispielseiten nachvollziehen, in denen Fußzeile und Pflichtseiten jeweils mitgeliefert werden. Welche Funktionen in welchem Umfang enthalten sind, steht in der Preisübersicht. Für die laufende Pflege empfiehlt sich ein fester Rhythmus: eine kurze Prüfung bei jeder funktionalen Änderung, eine vollständige Durchsicht einmal im Jahr und ein Vermerk über den geprüften Stand. Dieser Aufwand ist überschaubar und erspart später die Suche danach, wer welche Fassung zuletzt bearbeitet hat.