Am Ende eines Website-Projekts steht eine Rechnung, und mit ihr eine Frage, die im Betrieb gern zwischen Ordner und Steuerbüro hängen bleibt: Mindert dieser Betrag den Gewinn sofort, oder wandert er ins Anlagevermögen und wirkt über mehrere Jahre? Die Antwort ist keine Geschmacksfrage. Sie ergibt sich aus zwei Sätzen, die das Gesetz vorgibt. Steuerlich ist für immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ein Aktivposten nur anzusetzen, wenn sie entgeltlich erworben wurden (EStG Paragraf 5 Absatz 2). Handelsrechtlich besteht dagegen ein Wahlrecht mit einer ausdrücklichen Ausnahmeliste (HGB Paragraf 248 Absatz 2). Wer diese beiden Sätze kennt, hat die Weiche zur Hälfte schon gestellt. Dieser Beitrag ordnet die typische Website-Rechnung Position für Position ein. Er ersetzt keine steuerliche Beratung – die Einordnung im Einzelfall gehört in die Hand des Steuerberaters.
Zwei Wege, eine Entscheidung
Buchhalterisch ist eine Website nichts, was man anfassen kann. Sie ist ein immaterielles Wirtschaftsgut, und daran hängt fast alles Weitere.
Für immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens gilt steuerlich ein enger Satz: Ein Aktivposten ist nur anzusetzen, wenn sie entgeltlich erworben wurden (EStG Paragraf 5 Absatz 2). Wer die Seite im eigenen Betrieb erstellt, hat damit kein Wahlrecht, sondern ein Verbot – die Kosten bleiben Aufwand des Jahres, in dem sie anfallen. Wer die Seite bei einem Dienstleister beauftragt und dafür zahlt, hat einen entgeltlichen Erwerb und landet auf dem anderen Weg. Diese Gabelung ist der Kern des Themas, und sie erklärt, warum zwei Betriebe mit fast identischen Ausgaben völlig unterschiedliche Buchungen haben können. Welche Kosten in einem solchen Projekt überhaupt anfallen, steht ausführlich im Beitrag Website-Budget: einmalige und laufende Kosten planen.
Handelsrechtlich ist die Lage anders gelagert. Dort dürfen selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens als Aktivposten in die Bilanz aufgenommen werden – ein Wahlrecht, keine Pflicht, und ausdrücklich nicht für selbst geschaffene Marken, Drucktitel, Verlagsrechte oder Kundenlisten (HGB Paragraf 248 Absatz 2). Für den kleinen Betrieb ist das meist Theorie: Wer nach Einnahmenüberschussrechnung arbeitet, stellt keine Handelsbilanz auf. Wo bilanziert wird, laufen Handels- und Steuerbilanz an dieser Stelle auseinander. Lässt sich die Nutzungsdauer eines selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenstands ausnahmsweise nicht verlässlich schätzen, schreibt das Handelsrecht planmäßige Abschreibungen über zehn Jahre vor (HGB Paragraf 253 Absatz 3).
Selbst gebaut oder entgeltlich erworben
In der Praxis liegt zwischen den beiden Wegen selten eine saubere Kante.
Ein typisches Projekt besteht aus beauftragter Leistung und Eigenleistung: Der Dienstleister baut Struktur, Gestaltung und Technik, der Betrieb liefert Texte, Fotos und Preise. Für die Buchung zählt nur der Teil, der bezahlt wurde. Eigene Arbeitszeit erzeugt weder Anschaffungskosten noch Betriebsausgaben – sie taucht in der Gewinnermittlung schlicht nicht auf. Das wirkt unfair, hat aber einen nüchternen Grund: Ohne Zahlung fehlt der Preis, an dem sich ein Wert messen ließe. Wer den Einsatz des eigenen Teams sichtbar machen will, tut das in der Projektkalkulation, nicht in der Buchhaltung. Wie sich ein Projekt zeitlich aufteilt und wo die Eigenleistung tatsächlich liegt, zeigt der Beitrag Website-Projekt: Zeitplan und Dauer.
Ob überhaupt bilanziert wird, entscheidet sich an zwei Schwellen. Buchführungspflichtig wird ein Gewerbebetrieb mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr, ebenso einer mit einem Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr (AO Paragraf 141 Absatz 1). Unterhalb dieser Schwellen bleibt die Einnahmenüberschussrechnung möglich – ein Freibrief ist sie nicht: Die Vorschriften über die Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter, über die Bildung eines Sammelpostens und über die Absetzung für Abnutzung gelten dort unverändert und sind zu befolgen (EStG Paragraf 4 Absatz 3).
Tabelle waagerecht wischen
| Position auf der Rechnung | Wie sie in der Regel behandelt wird | Woran das hängt |
|---|---|---|
| Konzept, Gestaltung und Umsetzung durch einen Dienstleister | Anschaffungskosten eines immateriellen Wirtschaftsguts | Aktivposten nur bei entgeltlichem Erwerb (EStG Paragraf 5 Absatz 2) |
| Eigene Arbeitszeit für Texte, Fotos und Preise | Kein Ansatz und kein Aufwand aus Eigenleistung | Selbst Geschaffenes bleibt steuerlich außen vor (EStG Paragraf 5 Absatz 2) |
| Einrichtung, Datenübernahme und Einweisung im Projekt | Nebenkosten der Anschaffung | Nebenkosten zählen zu den Anschaffungskosten (HGB Paragraf 255 Absatz 1) |
| Kauf oder Übertragung einer Domain gegen Entgelt | Nicht abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens | Wirkt erst beim Verkauf oder bei der Entnahme (EStG Paragraf 4 Absatz 3) |
| Hosting, Wartung, Sicherheitsaktualisierungen | Laufender Betriebsaufwand des Zeitraums | Nutzungsüberlassung auf Zeit (EStG Paragraf 11 Absatz 2) |
| Spätere Erweiterung um einen ganzen Seitenbereich | Nachträgliche Anschaffungskosten | Nachträgliche Kosten zählen mit (HGB Paragraf 255 Absatz 1) |
Die Tabelle zeigt, worauf es ankommt: Nicht die Rechnung insgesamt wird eingeordnet, sondern jede Position auf ihr. Deshalb ist eine aufgeschlüsselte Rechnung mehr wert als eine mit einer einzigen Zeile. Wer beim Dienstleister eine Aufteilung nach Erstellung, Domain, laufendem Betrieb und Einweisung erbittet, erspart der Buchhaltung eine Schätzung und sich selbst eine Rückfrage in der Betriebsprüfung. Woran ein tragfähiges Angebot noch zu erkennen ist, steht im Beitrag Website-Anbieter, Vertrag und Zugänge prüfen; wie XICflow seine Leistungen aufteilt, ist auf der Preisübersicht offengelegt.
Was alles in die Anschaffungskosten gehört
Anschaffungskosten sind mehr als der Betrag in der größten Zeile. Zu ihnen gehören auch die Nebenkosten sowie die nachträglichen Anschaffungskosten (HGB Paragraf 255 Absatz 1).
Für ein Website-Projekt heißt das: Alles, was nötig ist, um die Seite in den betriebsbereiten Zustand zu versetzen, landet im selben Topf wie die Erstellung. Es ist aber die Regel, an der eine Betriebsprüfung ansetzt, wenn eine Rechnung in einer Summe als Aufwand gebucht wurde. Sauberer ist es, die Positionen von Anfang an zu trennen – der Dienstleister kennt sie ohnehin, weil er sie kalkuliert hat.
- Konzept, Gestaltung und Umsetzung. Der Hauptbetrag der Rechnung, sofern die Leistung beauftragt und bezahlt wurde.
- Datenübernahme aus der alten Seite. Inhalte, Bilder und Weiterleitungen zu übertragen ist Teil der Herstellung des betriebsbereiten Zustands.
- Einrichtung auf dem Zielsystem. Aufschalten, Zertifikat, Weiterleitungen, erste Messung – ohne diese Schritte ist die Seite nicht nutzbar.
- Nachträgliche Erweiterungen. Kommt ein ganzer Bereich hinzu, sind das nachträgliche Anschaffungskosten und keine laufende Pflege (HGB Paragraf 255 Absatz 1).
- Nicht dazu gehört der laufende Betrieb. Hosting, Aktualisierungen und kleine Textänderungen sind Aufwand des Zeitraums, in dem sie anfallen.
- Nicht dazu gehört die abziehbare Vorsteuer. Beim vorsteuerabzugsberechtigten Betrieb bleibt die Umsatzsteuer außerhalb der Anschaffungskosten.
Die Trennung passiert auf der Rechnung, nicht im Nachhinein
Die Nutzungsdauer: drei Jahre und was danach kommt
Für die Nutzungsdauer gibt es keine amtliche Zeile mit der Aufschrift Website.
Der nächstliegende Anhaltspunkt steht in der Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter: Workstations, Personalcomputer, Notebooks und deren Peripheriegeräte sind dort unter der Fundstelle 6.14.3.2 mit 3 Jahren angesetzt (AfA-Tabelle AV des Bundesministeriums der Finanzen). Eine Zeile darüber, unter der Fundstelle 6.14.3.1, stehen Großrechner mit 7 Jahren (AfA-Tabelle AV des Bundesministeriums der Finanzen) – die Spanne innerhalb derselben Warengruppe ist also erheblich. Die Tabelle gilt für alle Anlagegüter, die nach dem 31.12.2000 angeschafft oder hergestellt worden sind (AfA-Tabelle AV des Bundesministeriums der Finanzen). Drei Jahre sind in der Praxis der übliche Ansatz für eine Unternehmenswebsite; wer davon abweicht, legt die Begründung besser in den Projektordner, als sie erst in der Prüfung zu suchen.
Im Jahr der Anschaffung wird nicht der volle Jahresbetrag abgesetzt. Für jeden vollen Monat, der dem Monat der Anschaffung vorangeht, vermindert sich der Absetzungsbetrag um ein Zwölftel (EStG Paragraf 7 Absatz 1). Eine im September aufgeschaltete Seite trägt im ersten Jahr also vier Zwölftel der Jahresabschreibung – ein Detail, das Liquiditätsplanungen regelmäßig aus dem Tritt bringt. Am anderen Ende der Skala steht der Geschäfts- oder Firmenwert: Wird ein ganzer Betrieb samt Website übernommen und lässt sich der Kaufpreis nicht auf einzelne Wirtschaftsgüter aufteilen, gilt eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von 15 Jahren (EStG Paragraf 7 Absatz 1). Was eine Website bei einer Übergabe überhaupt wert ist, behandelt der Beitrag Betriebsnachfolge: der Übergabewert der Website.
Die Nutzungsdauer ist eine Schätzung mit Begründungspflicht
Vier Erleichterungen, die hier nicht greifen
Rund um Investitionen kennt das Steuerrecht mehrere Erleichterungen, die im Gespräch mit dem Steuerbüro regelmäßig fallen. Die vier hier genannten hängen alle an einem einzigen Wort, das eine Website nicht erfüllt: beweglich.
Eine Website ist ein immaterielles Wirtschaftsgut, keine bewegliche Sache – und damit fällt sie aus dem Anwendungsbereich heraus, egal wie günstig sie war. Das ist der häufigste Irrtum bei diesem Thema, und er kostet nicht nur Geld, sondern auch Vertrauen, wenn er in einer Prüfung auffliegt.
Geringwertige Wirtschaftsgüter
Der Sofortabzug greift bis 800 Euro je Wirtschaftsgut, gilt aber nur für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens (EStG Paragraf 6 Absatz 2). Wirtschaftsgüter, deren Wert 250 Euro übersteigt, gehören zudem in ein besonderes, laufend zu führendes Verzeichnis (EStG Paragraf 6 Absatz 2). Für eine Website ist beides ohne Bedeutung.
Sammelposten
Der Sammelposten steht für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro offen, und auch hier nur für bewegliche (EStG Paragraf 6 Absatz 2a). Aufgelöst wird er starr mit jeweils ein Fünftel im Jahr der Bildung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren (EStG Paragraf 6 Absatz 2a).
Degressive Abschreibung
Der fallende Jahresbetrag darf höchstens das Dreifache des linearen Satzes betragen und 30 Prozent nicht übersteigen (EStG Paragraf 7 Absatz 2). Auch diese Vorschrift adressiert bewegliche Wirtschaftsgüter und läuft bei einer Website ins Leere.
Investitionsabzugsbetrag
Bis zu 50 Prozent der voraussichtlichen Anschaffungskosten lassen sich vorziehen, ausdrücklich für abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter (EStG Paragraf 7g Absatz 1). Gedeckelt ist die Summe bei 200.000 Euro je Betrieb über das Abzugsjahr und die drei Vorjahre (EStG Paragraf 7g Absatz 1).
Praktisch bedeutet das: Eine gekaufte Website mit Anschaffungskosten von wenigen Tausend Euro lässt sich weder als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abziehen noch in einen Sammelposten stecken noch degressiv abschreiben noch über einen Investitionsabzugsbetrag vorab berücksichtigen. Sie wird linear über die geschätzte Nutzungsdauer verteilt, Punkt. Das ist kein Trick, sondern eine Frage der Vertragsgestaltung: Ein Modell mit monatlicher Nutzungsüberlassung erzeugt andere Buchungen als ein Einmalkauf. Welche Modelle es überhaupt gibt und wie sie sich unterscheiden, zeigt der Vergleich der Wege zur Website.
Die Domain läuft nach eigenen Regeln
Die Domain ist kein Zubehör der Website, sondern ein eigenes Wirtschaftsgut – und sie nutzt sich nicht ab.
Ein Recht, das zeitlich unbegrenzt gehalten werden kann, verliert nicht mit den Jahren an Substanz; abgeschrieben wird es deshalb nicht. In der Einnahmenüberschussrechnung sind die Anschaffungskosten für ein nicht abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens erst im Zeitpunkt des Zuflusses des Veräußerungserlöses oder bei Entnahme im Zeitpunkt der Entnahme als Betriebsausgaben zu berücksichtigen (EStG Paragraf 4 Absatz 3). Wer eine Domain für einen nennenswerten Betrag zukauft, bucht diesen Betrag also nicht im Jahr der Zahlung, sondern trägt ihn als Wert mit sich, bis die Domain den Betrieb verlässt.
Davon zu trennen sind die laufenden Registrierungsgebühren. Sie sind ein Entgelt für die Verwaltung der Domain im jeweiligen Zeitraum und damit Betriebsausgabe des Jahres – auch dann, wenn sie im Paketpreis eines Anbieters stecken. Der Unterschied zwischen einer gekauften Domain und einer registrierten wird erst dann sichtbar, wenn ein Betrag im vierstelligen Bereich auf der Rechnung steht. Was bei Domain und geschäftlicher E-Mail sonst noch zu regeln ist, steht im Beitrag Domain und geschäftliche E-Mail: die Grundlagen.
Wer im Register steht, entscheidet über den Wert
Laufende Kosten und die Vorauszahlung
Hosting, Wartung und Sicherheitsaktualisierungen sind Nutzungsüberlassungen auf Zeit. Sie mindern den Gewinn in dem Zeitraum, für den sie gezahlt werden, und wandern nicht ins Anlagevermögen.
Eine Grenze zieht das Gesetz bei langen Vorauszahlungen: Werden Ausgaben für eine Nutzungsüberlassung von mehr als fünf Jahre im Voraus geleistet, sind sie insgesamt gleichmäßig auf den Zeitraum zu verteilen, für den die Vorauszahlung geleistet wird (EStG Paragraf 11 Absatz 2). Wer sich für zehn Jahre Hosting einen Rabatt sichert, verliert also den Sofortabzug für neun Zehntel des Betrags. Bei Laufzeiten bis fünf Jahre bleibt es beim Abfluss – einer der wenigen Punkte, an denen die Vertragslaufzeit direkt die Steuerlast des laufenden Jahres berührt.
- Hosting und Betrieb. Monatlich oder jährlich abgerechnet, Aufwand des jeweiligen Zeitraums.
- Wartung und Sicherheitsaktualisierungen. Erhalten den bestehenden Zustand und schaffen nichts Neues.
- Kleine Textänderungen und Bildwechsel. Pflege, kein zusätzliches Wirtschaftsgut.
- Registrierungsgebühren für Domains. Entgelt für den Zeitraum, unabhängig davon, ob eine Domain zugekauft wurde.
- Zertifikate und Postfächer. Laufende Betriebskosten, die mit der Erstellung nichts zu tun haben.
- Vorauszahlungen über mehr als fünf Jahre. Zwingend zu verteilen (EStG Paragraf 11 Absatz 2).
Umsatzsteuer: Vorsteuer, Berichtigung, Kleinunternehmer
Auf die Website-Rechnung entfallen 19 Prozent der Bemessungsgrundlage (UStG Paragraf 12 Absatz 1). Für den vorsteuerabzugsberechtigten Betrieb ist das ein durchlaufender Posten, für den Kleinunternehmer sind es echte Kosten.
Der Abzug hängt an einer Formalie: Die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt (UStG Paragraf 15 Absatz 1). Ohne sie ist die Umsatzsteuer auf die Website verloren, auch wenn die Leistung unstreitig erbracht wurde. Kleinunternehmer bleiben steuerfrei, solange der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet (UStG Paragraf 19 Absatz 1) – sie tragen die Umsatzsteuer auf die Website deshalb selbst und rechnen mit dem Bruttobetrag.
Ändert sich die Nutzung später, kann der Vorsteuerabzug wieder aufgerollt werden. Ändern sich bei einem Wirtschaftsgut innerhalb von fünf Jahren ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Verwendung die maßgebenden Verhältnisse, ist für jedes Kalenderjahr der Änderung ein Ausgleich vorzunehmen (UStG Paragraf 15a Absatz 1). Praktisch trifft das den Betrieb, der nachträglich in die Kleinunternehmerregelung wechselt oder steuerfreie Umsätze aufnimmt. Entwarnung gibt es für die meisten Website-Rechnungen an anderer Stelle: Liegt die auf die Anschaffungskosten entfallende Vorsteuer unter 1.000 Euro, entfällt die Berichtigung ganz (UStDV Paragraf 44 Absatz 1). Erst oberhalb dieser Schwelle lohnt es, den Zeitraum im Kalender zu vermerken.
- Kleinbetragsrechnung. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro Gesamtbetrag nicht übersteigt, kommt mit vier Pflichtangaben aus (UStDV Paragraf 33) – Domain- und Hosting-Belege fallen oft genau in dieses Fenster.
- E-Rechnung. Eine elektronische Rechnung ist nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird (UStG Paragraf 14 Absatz 1). Ein PDF genügt dafür nicht.
- Übergangsfrist. Wer im vorangegangenen Kalenderjahr bis zu 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 noch auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format abrechnen (UStG Paragraf 27 Absatz 38).
- Netto oder brutto. Beim vorsteuerabzugsberechtigten Betrieb sind die Anschaffungskosten der Nettobetrag; beim Kleinunternehmer der Bruttobetrag.
Der Beleg überlebt die Website
Eine Website wird nach ein paar Jahren ersetzt. Die Rechnung dazu bleibt deutlich länger im Haus.
Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Aufzeichnungen und Abschlüsse zehn Jahre und die sonstigen Unterlagen sechs Jahre (AO Paragraf 147 Absatz 3). Wer eine Website-Rechnung nach dem Relaunch aussortiert, weil die Seite ohnehin abgeschaltet ist, verliert den Nachweis für eine Abschreibung, die im Zweifel noch geprüft wird. Der Ordner, in dem Vertrag, Rechnung, Leistungsbeschreibung und die Notiz zur geschätzten Nutzungsdauer beieinanderliegen, ist das billigste Werkzeug in diesem ganzen Thema.
Angreifbar bleibt eine Buchung länger, als viele annehmen. Die reguläre Festsetzungsfrist beträgt vier Jahre (AO Paragraf 169 Absatz 2). Der Zinslauf beginnt 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuer entstanden ist (AO Paragraf 233a Absatz 2), und die Zinsen betragen ab dem 1. Januar 2019 0,15 Prozent für jeden Monat, das heißt 1,8 Prozent für jedes Jahr (AO Paragraf 238 Absatz 1a). Eine falsch eingeordnete Rechnung erzeugt damit keine Katastrophe, aber eine vermeidbare Nachzahlung mit Aufschlag.
Die teuerste Position auf einer Website-Rechnung ist die, die niemand aufgeschlüsselt hat.
Was der Betrieb dem Steuerbüro übergibt
Der Steuerberater entscheidet die Einordnung, aber er kann sie nur so gut treffen, wie die Unterlagen es zulassen.
Eine Sammelrechnung ohne Positionen zwingt ihn zur Rückfrage oder zur vorsichtigen Variante, und die vorsichtige Variante ist selten die günstigste. Sechs Dinge reichen, damit die Frage in einem Durchgang beantwortet ist.
- Die aufgeschlüsselte Rechnung. Erstellung, Domain, laufender Betrieb, Einweisung – getrennt ausgewiesen.
- Der Vertrag oder das Angebot. Er zeigt, ob eine Leistung gekauft oder nur zur Nutzung überlassen wurde.
- Das Datum der Betriebsbereitschaft. Nicht das Rechnungsdatum entscheidet über den Beginn der Abschreibung, sondern der Monat, in dem die Seite nutzbar war.
- Die Notiz zur Nutzungsdauer. Zwei Absätze zur Begründung, falls vom üblichen Ansatz abgewichen wird.
- Der Nachweis über die Domain. Inhabereintrag und Betrag, falls die Domain gegen Entgelt übernommen wurde.
- Die Liste der Eigenleistung. Nicht für die Buchung, aber für die Projektkalkulation und die nächste Verhandlung.
Wer diese sechs Punkte beisammen hat, verwandelt eine Diskussion in eine Zuordnung. Bei XICflow ist die Aufteilung Teil des Angebots, nicht eine Nacharbeit auf Zuruf: Erstellung, Domain und laufender Betrieb stehen als eigene Positionen mit eigener Laufzeit da. Den Weg von der Anfrage bis zur fertigen Seite zeigt So funktioniert es, die enthaltenen Bausteine die Leistungsübersicht und Ergebnisse die Beispielseiten. Ob sich der Schritt überhaupt lohnt, klärt der Beitrag Wann sich eine neue Website lohnt; wer stattdessen auf ein Profil in einem sozialen Netzwerk setzt, findet die Abwägung im Beitrag Eigene Website oder Profil im sozialen Netzwerk. Für Betriebe, die an Vergabestellen liefern: Öffentliche Aufträge und die Prüfung durch Vergabestellen. Und wer die Seite danach in einer festen Routine hält, spart sich den nächsten Grundsatzstreit: Website-Pflege als Routine im Betrieb. Fragen zur konkreten Aufteilung beantwortet der Kontakt.
Quellen und Studien