Ein Bauhof sucht einen Betrieb für die Grünpflege, ein Schulträger einen Elektriker, ein Klinikum einen Reinigungsdienst. Bevor der Zuschlag fällt, schlägt jemand in der Vergabestelle den Bieter nach, und der erste Weg führt auf dessen Website. Der Markt dahinter ist kein Nischengeschäft: Im Berichtsjahr 2024 meldeten die Vergabestellen 199 334 Vergaben (Statistisches Bundesamt) mit einem Auftragsvolumen von 135,2 Mrd. Euro (Statistisches Bundesamt); registriert waren dafür 11 524 Berichtsstellen (Statistisches Bundesamt). Für einen Handwerksbetrieb ist das eine Auftragsquelle, die pünktlich zahlt und über Jahre planbar bleibt, sofern die Prüfung auf der Gegenseite glatt läuft. Genau dort scheitert es oft an Kleinigkeiten: eine Referenzliste ohne Auftragswert, ein Impressum ohne Vertretungsberechtigten, eine Rufnummer, unter der in der Prüfwoche niemand abnimmt. Dieser Beitrag zeigt, was eine Vergabestelle vor dem Zuschlag nachschlägt, welche Fristen den Takt vorgeben und welcher Teil davon auf die eigene Website gehört.
Öffentlicher Einkauf ist ein Massenmarkt, kein Sonderfall
Öffentliche Auftraggeber sind keine homogene Gruppe. Für die Vergabestatistik waren 11 524 Berichtsstellen registriert (Statistisches Bundesamt), vom Bundesamt über Landesbetriebe bis zur Samtgemeinde mit drei Bauhofmitarbeitern. Der Schwerpunkt liegt unten: In der ersten Auswertung der neuen Vergabestatistik entfielen 51,9 Prozent aller erhobenen Vergaben auf die kommunale Ebene (Statistisches Bundesamt). Das ist die Nachricht für kleine Betriebe. Der typische öffentliche Auftraggeber ist nicht das Ministerium, sondern die Stadtverwaltung, das Schulamt, der Eigenbetrieb Abwasser oder die kommunale Wohnungsgesellschaft im Nachbarort. Wer ohnehin für private und gewerbliche Kunden arbeitet, bekommt mit der öffentlichen Hand eine dritte Zielgruppe mit eigenen Erwartungen, ähnlich getrennt zu behandeln wie Privat- und Gewerbekunden auf derselben Website, nur mit deutlich formaleren Nachweisen.
Die meisten dieser Aufträge sind kleiner, als das Wort Ausschreibung vermuten lässt. In derselben Auswertung wurden knapp 90 Prozent aller Vergaben unterhalb der europäischen Schwellenwerte gemeldet (Statistisches Bundesamt), also mit kürzeren Verfahren und schlankeren Nachweisen. Nach Anzahl dominieren dabei Bauaufträge: 53,8 Prozent der erfassten Vergaben waren Bauaufträge (Statistisches Bundesamt). Für Dachdecker, Elektriker, Maler, Sanitärbetriebe sowie Garten- und Landschaftsbauer ist das die eigentliche Botschaft dieser Statistik. Sie brauchen keine Vertriebsabteilung, um an öffentliche Aufträge zu kommen; sie brauchen eine Website, die einer Prüfung standhält, und die Bereitschaft, ein Formular vollständig auszufüllen.
Europäisch betrachtet ist der öffentliche Einkauf einer der größten Märkte überhaupt. Die Europäische Kommission beziffert ihn auf rund 14 Prozent des Bruttoinlandsprodukts der Union (Europäische Kommission); dahinter stehen über 250 000 einkaufende Stellen (Europäische Kommission). Diese Größenordnung erklärt, warum das Verfahren so formalisiert ist: Wo öffentliches Geld verteilt wird, muss jede Entscheidung nachvollziehbar dokumentiert sein. Für den Bieter ist das unbequem und beruhigend zugleich, denn die Vergabestelle darf nicht nach Sympathie entscheiden, sondern nur nach dem, was sie belegen kann. Wer die eigenen Belege bereithält, hat einen strukturellen Vorteil. Wie sich das in eine Website übersetzt, die genau diese Belege trägt, zeigt der Abschnitt So funktioniert es an einem konkreten Aufbau.
Ober- oder unterschwellig: die Schwelle entscheidet über das Verfahren
Ob ein Auftrag europaweit bekannt gemacht werden muss, hängt am geschätzten Auftragswert ohne Umsatzsteuer. Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge subzentraler Auftraggeber, also Länder, Kommunen und deren Betriebe, gilt ein Schwellenwert von 216 000 EUR (Delegierte Verordnung EU 2025/2152). Für zentrale Regierungsbehörden liegt er mit 140 000 EUR niedriger (Delegierte Verordnung EU 2025/2152). Bauaufträge folgen einer eigenen Größenordnung: Erst ab 5 404 000 EUR greift die europaweite Pflicht (Delegierte Verordnung EU 2025/2152). Für soziale und andere besondere Dienstleistungen nennt die Richtlinie 750 000 EUR (Richtlinie 2014/24/EU). Unterhalb dieser Werte gilt nationales Vergaberecht mit kürzeren Fristen, häufig eine beschränkte Vergabe und oft ohne europäische Bekanntmachung.
Tabelle waagerecht wischen
| Auftragsart | Schwelle | Was daraus für den Bieter folgt |
|---|---|---|
| Liefer- und Dienstleistungen von Ländern und Kommunen | 216 000 EUR (Delegierte Verordnung EU 2025/2152) | Europaweite Bekanntmachung, formalisierte Eignungsprüfung, lange Fristen |
| Liefer- und Dienstleistungen zentraler Regierungsbehörden | 140 000 EUR (Delegierte Verordnung EU 2025/2152) | Gleiches Verfahren, aber die Schwelle ist früher erreicht |
| Bauaufträge | 5 404 000 EUR (Delegierte Verordnung EU 2025/2152) | Der Großteil kommunaler Bauvergaben bleibt darunter und läuft national |
| Soziale und andere besondere Dienstleistungen | 750 000 EUR (Richtlinie 2014/24/EU) | Eigenes, vereinfachtes Regime mit hoher Schwelle |
| Meldung an die Vergabestatistik | ab 50 000 Euro ohne Umsatzsteuer (Vergabestatistikverordnung, Paragraf 2) | Auch kleinere Aufträge sind statistisch erfasst und damit dokumentiert |
| Abfrage im Wettbewerbsregister | ab 50 000 Euro ohne Umsatzsteuer (Wettbewerbsregistergesetz, Paragraf 6) | Der Bieter wird unabhängig von seinen eigenen Angaben überprüft |
Praktisch bedeutet das für einen kleinen Betrieb: Der Regelfall ist die Unterschwellenvergabe. Dort ist die Bekanntmachung oft nur regional, die Frist knapp und die Zahl der angesprochenen Unternehmen begrenzt. Manche Verfahren beginnen mit einer Aufforderung an drei bis fünf Betriebe, die die Vergabestelle selbst auswählt, und diese Auswahl trifft ein Mensch, der recherchiert. Wer in dieser Vorauswahl auftaucht, hat den größten Teil des Wettbewerbs bereits hinter sich. Die eigene Website ist an dieser Stelle kein Werbemittel, sondern Beleg: Sie beantwortet, ob der Betrieb die Leistung überhaupt anbietet, in welchem Radius er arbeitet und wie groß er ist. Wer zusätzlich die steuerliche Einordnung der Website-Kosten geklärt hat, spart sich später eine zweite Diskussion mit dem Steuerbüro.
Was eine Vergabestelle vor dem Zuschlag nachschlägt
Der Gesetzgeber wollte den Papieraufwand klein halten. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen soll durch Eigenerklärungen erfolgen; darüber hinausgehende Unterlagen sollen nur von aussichtsreichen Bewerbern verlangt werden (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Paragraf 122). Das entlastet, verschiebt die Prüfung aber nur. Wer eine Eigenerklärung abgibt, behauptet etwas über den eigenen Betrieb, und die Vergabestelle gleicht diese Behauptung mit dem ab, was öffentlich sichtbar ist. Stimmt die Firmierung auf der Website nicht mit dem Handelsregister überein oder nennt die Seite eine Leistung, die im Angebot nicht auftaucht, entsteht Klärungsbedarf, und Zeit ist im Vergabeverfahren knapp. Nachweise, die auf der eigenen Seite ordentlich stehen, etwa Siegel, Meisterbrief und Qualifikationen, ersparen genau diese Rückfrage.
Firmierung und Vertretung
Vollständige Firmierung, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer. Das Impressum ist der erste Abgleich mit dem Handelsregisterauszug.
Leistungsbild in Worten
Welche Gewerke der Betrieb selbst ausführt und welche er vergibt. Eine Vergabestelle sucht das Leistungsbild, keinen Slogan.
Referenzen mit Wert und Jahr
Auftraggeber, Leistungszeitraum, Umfang. Ohne diese drei Angaben trägt eine Referenz die Eignungsprüfung nicht.
Größe des Betriebs
Beschäftigtenzahl, Zahl der Führungskräfte, technische Ausstattung. Daran schätzt die Vergabestelle ab, ob der Auftrag zum Betrieb passt.
Erreichbarkeit im Verfahren
Benannter Ansprechpartner, Rufnummer, Postanschrift und eine Adresse für elektronische Post, die in der Prüfwoche gelesen wird.
Nachweise und Bescheinigungen
Unbedenklichkeitsbescheinigung, Berufshaftpflicht, Präqualifikation. Auf die Seite gehört die Existenz des Nachweises, nicht das Dokument.
Diese sechs Felder sind kein Wunschzettel, sondern die Reihenfolge, in der eine Prüfung tatsächlich abläuft. Auffällig ist, wie oft es am dritten Punkt hakt. Betriebe zeigen Projektbilder ohne Zuordnung, ohne Jahr und ohne Auftraggeber, schön anzusehen, für die Eignungsprüfung aber unbrauchbar. Ein Referenzeintrag braucht drei Zeilen Text neben dem Bild, nicht mehr: wer, wann, in welchem Umfang. Wie sich Projektfotos mit belastbaren Angaben verbinden lassen, ist eine Fleißaufgabe, die einmal aufgesetzt wird und danach nebenher läuft. Wichtig ist nur, dass die Angaben auf der Seite dieselben sind wie im Angebot; eine Abweichung fällt bei der Prüfung sofort auf und wirkt ungünstiger als eine fehlende Angabe.
Das Wettbewerbsregister prüft mit, unabhängig von Ihren Angaben
Referenzen: die letzten drei Jahre zählen
Das Vergaberecht begrenzt, was die Vergabestelle verlangen darf. Als Beleg der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit kann sie eine Liste der in den höchstens drei Jahren vor Verfahrensbeginn erbrachten wesentlichen Liefer- oder Dienstleistungen fordern, mit Angabe des Werts, des Erbringungszeitpunkts und des Empfängers (Vergabeverordnung, Paragraf 46). Diese drei Angaben sind kein Formalismus, sondern der Inhalt der Referenz. Ebenso begrenzt ist die Abfrage der Personalstärke: Zulässig ist eine Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich ist (Vergabeverordnung, Paragraf 46). Wer darüber hinaus etwas vorweisen möchte, darf das auf der eigenen Website tun; die Vergabestelle darf es nur nicht verlangen.
Auf der wirtschaftlichen Seite gilt eine ähnliche Grenze. Ein geforderter Mindestjahresumsatz darf das Zweifache des geschätzten Auftragswerts nur überschreiten, wenn der Auftragsgegenstand besondere Risiken mit sich bringt (Vergabeverordnung, Paragraf 45). Eine Erklärung über den Gesamtumsatz kann höchstens für die letzten drei Geschäftsjahre verlangt werden, und nur, soweit entsprechende Angaben verfügbar sind (Vergabeverordnung, Paragraf 45). Das ist für junge Betriebe wichtig: Wer erst zwei Jahre am Markt ist, muss keine drei Jahresumsätze nachweisen. Wer diese Grenzen kennt, entscheidet vor der Angebotsabgabe in einer Minute, ob ein Verfahren überhaupt passt. Auch Kundenbewertungen ersetzen diese Zahlen nicht; sie wirken auf der privaten Seite, nicht in der Eignungsprüfung.
- Auftraggeber mit Namen, wenn die Freigabe vorliegt. Ohne Freigabe genügt die Art des Auftraggebers: kommunaler Eigenbetrieb, Wohnungsgesellschaft, Schulträger.
- Leistungszeitraum mit Jahr. Die Prüfung sieht regulär auf die jüngsten drei Jahre; ein Projekt ohne Jahresangabe fällt aus diesem Fenster.
- Umfang in einer messbaren Größe. Quadratmeter, laufende Meter, Zahl der Anlagen, Auftragswert in einer Spanne.
- Das ausgeführte Gewerk, nicht das Gesamtprojekt. Bei Wallbox und Photovoltaik ist diese Trennung besonders wichtig.
- Ansprechpartner nur mit Einwilligung. Kontaktdaten Dritter gehören nicht ohne Zustimmung auf die Seite, auch nicht als Referenzkontakt.
- Ein Datum der letzten Aktualisierung. Eine Referenzliste, deren jüngster Eintrag vier Jahre alt ist, beantwortet die Eignungsfrage mit Nein.
Die Website ist das Archiv, das Sie im Verfahren nicht suchen müssen
Der Preis entscheidet häufiger, als die Ausschreibung vermuten lässt
Die Europäische Kommission misst den Zugang zu öffentlichen Aufträgen je Mitgliedstaat. Für Deutschland weist sie aus, dass 56 Prozent der Verfahren allein an das günstigste Angebot vergeben werden (Europäische Kommission). In 20 Prozent der Verfahren gibt nur ein einziges Unternehmen ein Angebot ab (Europäische Kommission); gemessen an der Zahl der Betriebe ist das viel, und es sagt mehr über die Zugangshürden als über den Wettbewerb. Immerhin entscheidet die Verwaltung zügig: Die Prüfung eines Verfahrens dauert im Mittel 47 Tage (Europäische Kommission). Wer Preise auf der eigenen Seite gar nicht nennt, verliert an dieser Stelle nichts, wohl aber bei privaten Anfragen, wo ein Preisrechner die Anfragen vorqualifiziert.
Tabelle waagerecht wischen
| Kennzahl für Deutschland | Wert | Was daraus für den Bieter folgt |
|---|---|---|
| Zuschlag allein nach dem niedrigsten Preis | 56 Prozent (Europäische Kommission) | Kalkulation vor Rhetorik: das Angebot entscheidet, nicht die Selbstdarstellung |
| Verfahren mit nur einem Angebot | 20 Prozent (Europäische Kommission) | Wer sich bewirbt, steht seltener in einem großen Feld als vermutet |
| Mittlere Dauer der Angebotsprüfung | 47 Tage (Europäische Kommission) | Zwischen Abgabe und Zuschlag vergehen Wochen; Liquidität einplanen |
| Zuschläge an kleine und mittlere Unternehmen | 71 Prozent (Europäische Kommission) | Die Größe des Betriebs ist selten das Ausschlusskriterium |
| In Lose geteilte Verfahren | 19 Prozent (Europäische Kommission) | Große Aufträge werden seltener aufgeteilt; Nachunternehmerschaft prüfen |
| Verfahren ohne öffentlichen Aufruf zum Wettbewerb | 7 Prozent (Europäische Kommission) | Ein Teil der Aufträge wird direkt angesprochen; Auffindbarkeit zählt |
| Europaweit bekannt gemachtes Volumen | 1,8 Prozent des Bruttoinlandsprodukts (Europäische Kommission) | Der überwiegende Teil läuft unterhalb der europäischen Bekanntmachung |
Zwei Werte aus dieser Reihe verdienen eine Einordnung. Dass 71 Prozent der Zuschläge an kleine und mittlere Unternehmen gehen (Europäische Kommission), widerlegt die verbreitete Annahme, öffentliche Aufträge seien etwas für Konzerne. Und dass nur 19 Prozent der Verfahren in Lose geteilt werden (Europäische Kommission), erklärt, warum manche Ausschreibung für einen einzelnen Betrieb zu groß wirkt: Sie ist es dann tatsächlich, und die Antwort heißt Bietergemeinschaft oder Nachunternehmerschaft, nicht Verzicht. Unionsweit sieht das Bild ähnlich aus: 55 Prozent der Verfahren nutzen den niedrigsten Preis als einziges Zuschlagskriterium (Europäische Kommission), und nur 11 Prozent werden gemeinsam von mehreren Stellen durchgeführt (Europäische Kommission). Der Markt ist also fragmentiert, und genau deshalb lohnt sich lokale Auffindbarkeit.
Die Fristen, die den Takt vorgeben
Im offenen Verfahren oberhalb der Schwellenwerte beträgt die Angebotsfrist mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach Absendung der Auftragsbekanntmachung (Vergabeverordnung, Paragraf 15). Diese Frist darf schrumpfen. Bei hinreichend begründeter Dringlichkeit kann der Auftraggeber eine Frist festlegen, die 15 Tage nicht unterschreitet (Vergabeverordnung, Paragraf 15). Wer elektronische Angebote akzeptiert, darf die Regelfrist zudem um fünf Tage verkürzen (Vergabeverordnung, Paragraf 15). In der Praxis bleibt damit oft eine gute Woche echte Bearbeitungszeit, weil Feiertage, Urlaub und Rückfragen dazwischenliegen. Dieselbe Logik gilt bei privaten Anfragen, wo die Reaktionszeit über den Auftrag entscheidet, nur ist die Frist im Vergabeverfahren eine gesetzliche.
- Bekanntmachung und Angebotsfrist. Regulär mindestens 35 Tage im offenen Verfahren (Vergabeverordnung, Paragraf 15), bei elektronischer Angebotsabgabe fünf Tage kürzer, bei begründeter Dringlichkeit bis auf 15 Tage.
- Vergabeunterlagen abrufen. Der Auftraggeber gibt eine elektronische Adresse an, unter der die Unterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können (Vergabeverordnung, Paragraf 41).
- Information über den beabsichtigten Zuschlag. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information geschlossen werden (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Paragraf 134).
- Rüge bei erkanntem Verstoß. Ein erkannter Vergabeverstoß ist innerhalb von zehn Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu rügen, sonst ist ein späterer Nachprüfungsantrag unzulässig (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Paragraf 160).
- Meldung an die Statistik. Nach dem Zuschlag übermittelt die Vergabestelle die Daten innerhalb von 60 Tagen (Vergabestatistikverordnung, Paragraf 1). Jede Vergabe wird dokumentiert.
Die Unterlagen sind kostenlos und vollständig abrufbar
Was davon auf die eigene Website gehört
Nicht alles, was eine Vergabestelle prüft, gehört ins Netz. Bescheinigungen mit Steuernummern, Versicherungspolicen und Bilanzen bleiben in der Ablage und wandern nur in das Vergabeportal. Öffentlich gehört das, was die Vorauswahl trägt und die Rückfrage erspart. Die folgende Liste ist bewusst kurz gehalten: Sie lässt sich an einem Vormittag abarbeiten.
- Die vollständige Firmierung mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer steht im Impressum und stimmt mit dem Handelsregister überein.
- Eine Seite listet die Leistungen als Gewerke auf, nicht als Werbebegriffe, einschließlich der Leistungen, die der Betrieb bewusst nicht anbietet.
- Eine Referenzseite nennt je Projekt Auftraggeber oder Auftraggebertyp, Jahr, Umfang und das ausgeführte Gewerk.
- Der Betrieb nennt seine Größenordnung: Beschäftigtenzahl, Fahrzeuge, Werkstattfläche, Einsatzradius in Kilometern.
- Ein benannter Ansprechpartner mit Rufnummer und elektronischer Adresse steht auf der Kontaktseite; die Adresse wird werktäglich gelesen.
- Qualifikationen sind mit Bezeichnung und ausstellender Stelle benannt; die Karriereseite trägt dieselben Angaben für Bewerber.
- Die Seite ist ohne Anmeldung lesbar, funktioniert am Telefon und lädt auch aus einem Verwaltungsnetz mit strenger Filterung.
Die Seite als Ablage für Nachweise
Jede Vergabe hinterlässt eine Spur. Aufträge ab 50 000 Euro ohne Umsatzsteuer werden an die Vergabestatistik gemeldet (Vergabestatistikverordnung, Paragraf 2), und zwar innerhalb von 60 Tagen nach Zuschlagserteilung (Vergabestatistikverordnung, Paragraf 1). Der Betrieb sollte dieselbe Ordnung für sich anlegen: Wer nach Abschluss eines öffentlichen Auftrags Auftraggeber, Zeitraum, Umfang und Ansprechpartner in einem festen Feld notiert, hat drei Jahre später genau die Referenz, die das Vergaberecht sehen will. Diese Ablage ist zugleich eine Datensammlung mit Personenbezug und damit ein Grund, die eigenen Meldewege bei einer Datenpanne einmal durchzudenken, bevor es ernst wird.
Öffentliche Auftraggeber kaufen nicht bei dem Betrieb, der am lautesten wirbt, sondern bei dem, dessen Angaben sich prüfen lassen.
Ausschlussgründe und die Zeit danach
Das Vergaberecht kennt zwingende und fakultative Ausschlussgründe, und beide wirken über das einzelne Verfahren hinaus. Bei einem zwingenden Ausschlussgrund darf ein Unternehmen höchstens fünf Jahre ab dem Tag der rechtskräftigen Verurteilung von der Teilnahme an Vergabeverfahren ausgeschlossen werden (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Paragraf 126). Bei den übrigen Gründen sind es höchstens drei Jahre ab dem betreffenden Ereignis (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, Paragraf 126). Für die große Mehrheit der Betriebe ist das keine praktische Sorge, wohl aber ein Hinweis auf den Maßstab: Es wird geprüft, und es wird dokumentiert. Wer die eigene Angriffsfläche im Netz klein hält, vermeidet zumindest die Sorte Vorfall, die im Verfahren erklärt werden müsste.
Womit ein Betrieb anfängt
- Eine Vergabeplattform auswählen und sich registrieren. Die Registrierung ist in der Regel kostenlos und dauert eine halbe Stunde. Für Rückfragen, Bieterinformationen und die Angebotsabgabe brauchen Sie ein Konto; die Vergabeunterlagen selbst müssen ohne Anmeldung abrufbar sein.
- Ein laufendes Verfahren im eigenen Gewerk vollständig lesen, ohne ein Angebot abzugeben. Danach kennen Sie die Formblätter und wissen, welche Angaben Ihre Seite bereitstellen muss.
- Die Referenzseite aufbauen und rückwirkend füllen. Drei Jahre reichen; jeder Eintrag bekommt Auftraggeber, Jahr, Umfang und Gewerk.
- Impressum und Kontaktseite gegen das Handelsregister abgleichen. Eine Abweichung in der Firmierung ist der häufigste vermeidbare Klärungsfall.
- Den Aufbau einmal am Beispiel ansehen. Wie eine Seite aussieht, die Leistungen, Referenzen und Nachweise trägt, zeigen die Demos und der Abschnitt So funktioniert es.
Quellen und Studien