„Ich brauche noch meinen Stempel für dieses Jahr.“ Mit diesem Satz beginnen in Zahnarztpraxen gegen Ende des Jahres erfahrungsgemäß viele Anrufe, und im November und Dezember werden es spürbar mehr. Der Grund steht im Sozialgesetzbuch: Wer gesetzlich versichert ist und Zahnersatz braucht, bekommt einen höheren Festzuschuss, wenn er die Kontrolluntersuchungen regelmäßig wahrgenommen hat – als Erwachsener wenigstens einmal in jedem Kalenderjahr. Wer 2026 noch nicht in der Praxis war, hat dafür bis zum 31. Dezember Zeit. Dieser Beitrag zeigt, wie eine Praxis-Website den Ansturm ordnet: mit einem sachlichen Hinweis ganz oben, realistischen Terminfenstern, einem Formular, das nach dem Anliegen fragt und nicht nach Befunden, und einer FAQ, die die wiederkehrenden Fragen zum Bonusheft beantwortet, bevor sie das Telefon blockieren.
Warum der 31. Dezember für den Bonus zählt
Paragraf 55 Absatz 1 SGB V regelt, was die Krankenkasse zum Zahnersatz zahlt, also zu Kronen, Brücken und Prothesen. Sie zahlt keinen Anteil der Rechnung, sondern befundbezogene Festzuschüsse.
Diese umfassen 60 Prozent (SGB V) der Beträge, die für die jeweilige Regelversorgung festgesetzt sind. „Für eigene Bemühungen zur Gesunderhaltung der Zähne“ erhöhen sie sich auf 70 Prozent (SGB V). Wer seine Zähne regelmäßig gepflegt und die Untersuchungen in den letzten zehn Kalenderjahren vor Beginn der Behandlung ohne Unterbrechung in Anspruch genommen hat, bekommt 75 Prozent (SGB V). Was das in Euro bedeutet, rechnet die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung an einem Beispiel vor: Fehlt ein Eckzahn im Oberkiefer, beträgt der Festzuschuss 791,34 Euro ohne Bonus und 989,19 Euro mit zehn Jahren Bonusheft (KZBV, Stand 1. Januar 2026). Für Patientinnen und Patienten ist das ein spürbarer Unterschied, und deshalb achten viele auf ihr Heft.
Entscheidend für die Saison ist, wie das Gesetz die Untersuchungen zählt: nach Kalenderjahren, nicht nach Abständen von zwölf Monaten. Für Erwachsene kommt es darauf an, ob sie sich nach Vollendung des 18. Lebensjahres „wenigstens einmal in jedem Kalenderjahr“ zahnärztlich haben untersuchen lassen (SGB V). Für Versicherte, die das sechste, aber noch nicht das achtzehnte Lebensjahr vollendet haben, verweist Paragraf 55 auf die Untersuchung nach Paragraf 22 Absatz 1, und die gilt einmal in jedem Kalenderhalbjahr (SGB V). Eine Kontrolle im Januar 2026 und die nächste im Dezember 2027 erfüllen den Takt für Erwachsene also ebenso wie zwei Termine im Abstand von wenigen Wochen – maßgeblich ist, dass in jedem Jahr eine Untersuchung stattfindet. Genau daraus entsteht der Jahresend-Effekt. Wer im laufenden Jahr noch keinen Termin hatte, merkt es oft erst beim Blick in das Heft oder beim Gespräch über eine geplante Krone, und dann bleiben nur noch November und Dezember. Für die Praxis ist das kein Zufall, sondern ein Muster, auf das sich die Website jedes Jahr vorbereiten kann.
Tabelle waagerecht wischen
| Fall | Was Paragraf 55 SGB V verlangt | Was die Praxis-Website sagt |
|---|---|---|
| Erwachsene ab 18 | Untersuchung wenigstens einmal in jedem Kalenderjahr (SGB V) | „Kontrolle noch 2026? Termine bis 17. Dezember“ |
| Kinder und Jugendliche von 6 bis unter 18 | Untersuchung in jedem Kalenderhalbjahr nach Paragraf 22 Absatz 1 (SGB V) | Hinweis auf einen Termin im zweiten Halbjahr |
| Erhöhung auf 70 Prozent (SGB V) | eigene Bemühungen, gemessen an den fünf Jahren vor Behandlungsbeginn | Bitte um das Bonusheft, keine Zusage |
| Erhöhung auf 75 Prozent (SGB V) | regelmäßige Pflege und zehn Kalenderjahre ohne Unterbrechung | Verweis auf die Krankenkasse |
| Kalenderjahr 2020 | eine fehlende Untersuchung lässt die Erhöhung nicht entfallen (SGB V) | Antwort in der FAQ |
| Eine Lücke in zehn Jahren | bei regelmäßiger Pflege kann die Kasse in begründeten Ausnahmefällen trotzdem 75 Prozent gewähren (SGB V) | Antwort in der FAQ, ohne Zusage |
Kein „ohne Stempel kein Bonus“
Die Regel genau lesen: Ausnahmen und Lücken
Der Satz, auf den es ankommt, ist im Gesetz länger als in der Patienteninformation der KZBV.
Er beginnt mit den Worten „Die Erhöhung entfällt, wenn der Gebisszustand des Versicherten regelmäßige Zahnpflege nicht erkennen lässt und der Versicherte während der letzten fünf Jahre vor Beginn der Behandlung“ – und nennt danach die fehlenden Untersuchungen (SGB V). Gezählt werden die fünf Jahre vor Beginn der Behandlung, nicht die fünf Jahre vor dem Antrag oder vor der Anfrage auf der Website. Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung erklärt es für Patientinnen und Patienten praktisch: Der Festzuschuss erhöht sich, wenn regelmäßige Untersuchungen über fünf Jahre lückenlos nachgewiesen werden (KZBV). Beide Sichtweisen gehören zusammen. Die Praxis-Website erklärt den Nachweis und lädt zur Untersuchung ein, rechnet aber nicht vor, wer welchen Betrag bekommt. Diese Prüfung liegt bei der Krankenkasse, und sie hängt an Befund, Behandlungsplan und Heft – an nichts, was ein Kontaktformular wissen sollte.
Zwei Ausnahmen gehören auf jede Bonusheft-Seite, weil Patientinnen und Patienten genau danach fragen. Die erste betrifft das Jahr 2020: Die Erhöhung entfällt nicht, wenn eine Untersuchung im Kalenderjahr 2020 ausgefallen ist (SGB V). Die KZBV verweist zur Begründung auf die damaligen Kontaktbeschränkungen; einen besonderen Grund müssen Versicherte für dieses Jahr nicht nennen (KZBV). Die zweite ist die einmalige Lücke. In begründeten Ausnahmefällen können die Krankenkassen den Festzuschuss trotzdem auf 75 Prozent erhöhen, wenn die Zähne regelmäßig gepflegt und die Untersuchungen in den letzten zehn Jahren nur mit einer einmaligen Unterbrechung wahrgenommen wurden (SGB V). Das ist eine Kann-Regel, kein Anspruch, und die Kasse erwartet eine ausreichende Begründung (KZBV). Nach Angabe der KZBV ist es dabei unerheblich, in welchem Jahr des Zehn-Jahres-Zeitraums die Lücke lag; sie verweist auf ein Urteil des Bundessozialgerichts vom 28. Mai 2026 (KZBV). Für Härtefälle nach Absatz 2 gilt die Kann-Regel nicht (SGB V). Wer als Härtefall anerkannt ist, bekommt bei der Regelversorgung ohnehin einen Zuschuss von 100 Prozent (KZBV).
Zwei Sätze, ein Unterschied
Bonusheft aus Papier und in der ePA
Das Bonusheft gibt es seit 1989 (KZBV); eingeführt wurde es mit dem Gesundheitsreform-Gesetz.
Es ist klein genug für das Portemonnaie, und die Praxis bestätigt darin den Tag der Untersuchung mit einem Stempel – bei Erwachsenen als zahnärztliche Untersuchung, bei Kindern und Jugendlichen als Individualprophylaxe (KZBV). Daneben gibt es das digitale Gegenstück. Paragraf 341 Absatz 2 Nummer 2 SGB V nennt als möglichen Inhalt der elektronischen Patientenakte ausdrücklich die „Daten zum Nachweis der regelmäßigen Inanspruchnahme zahnärztlicher Vorsorgeuntersuchungen“, das elektronische Zahn-Bonusheft (SGB V). Rechtlich möglich ist das nach Angabe der KZBV seit Januar 2022, soweit die technischen Voraussetzungen bei Patient und Praxis gegeben sind (KZBV 2022). Die Nutzung der elektronischen Patientenakte ist für Versicherte freiwillig (SGB V), und das Papierheft behält seine Gültigkeit (KZBV 2022).
Für die Website folgt daraus ein Satz, der beide Gruppen anspricht: „Bringen Sie Ihr Bonusheft mit, oder sagen Sie uns beim Termin, dass Sie das elektronische Zahn-Bonusheft in Ihrer Patientenakte nutzen.“ Ob die eigene Praxis Einträge in die Patientenakte schreibt, weiß nur die Praxis; die Website nennt den tatsächlichen Stand und verspricht nichts pauschal. Fast ebenso häufig ist die Frage nach einem fehlenden Stempel. Die KZBV rät, den Eintrag nicht zu lange aufzuschieben und von der Praxis nachtragen zu lassen. Die Bedingung dafür nennt sie gleich mit: Voraussetzung für das „Nachstempeln“ ist, dass die Untersuchung im fraglichen Zeitraum stattgefunden hat und in der Patientenkartei dokumentiert ist (KZBV). Auch ein verlorenes Heft kann die Praxis anhand der Kartei neu ausfüllen (KZBV). Beides gehört in die FAQ der Praxisseite, mit dem klaren Zusatz, dass ein Nachtrag eine erfolgte Untersuchung bestätigt und keine ersetzt.
Das Hinweis-Band: Kontrolle noch 2026?
Viele Patientinnen und Patienten kommen nicht über einen Fachartikel, sondern über die Startseite der Praxis, oft auf dem Handy und mit einer einzigen Frage: Bekomme ich dieses Jahr noch einen Termin?
Diese Frage beantwortet ein Hinweis ganz oben, bevor jemand scrollen muss. In XICflow übernimmt das der Baustein Hinweis-Band, laut Dokumentation der Conversion-Bausteine eine „schmale farbige Leiste für eine Ankündigung mit optionalem Link“ (XICflow-Dokumentation). Das Band trägt ein kurzes Etikett, einen Satz und einen Verweis. Die Variante „brand“ fällt auf, „gold“ und „neutral“ wirken ruhiger – für eine Arztpraxis oft die passendere Wahl. Für die Saison reicht ein Satz wie „Kontrolluntersuchung noch 2026? Termine bis 17. Dezember“; der Link heißt „Termin anfragen“ und führt direkt zum Formular auf der Terminseite. Einen Countdown braucht dieser Hinweis nicht: Die Dokumentation erinnert daran, dass ein Countdown „eine echte Frist“ behauptet (XICflow-Dokumentation), und ein Zähler auf der Startseite einer Zahnarztpraxis wirkt schnell wie Verkaufsdruck.
- Ein echtes Datum statt einer Drohung: „Termine bis 17. Dezember“ ist überprüfbar, „nur noch wenige Tage“ ist es nicht.
- Kein Betrag im Band: Der Festzuschuss hängt am Befund und an der Kasse; eine Summe auf der Startseite wäre im Einzelfall falsch.
- Ein Ziel: Der Link führt zum Terminformular, nicht zur allgemeinen Kontaktseite mit allen Wegen auf einmal.
- Ein Ablaufdatum für das Band selbst: Im Januar ersetzt ein neuer Hinweis den alten, sonst fragt die Startseite im Februar noch nach 2026.
- Schließtage im selben Blick: Hat die Praxis zwischen den Jahren geschlossen, gehört das als zweiter Satz in das Band oder direkt darunter.
Terminfenster für November und Dezember
Die Website kann nur so viele Termine anbieten, wie der Kalender hergibt. Bevor das Hinweis-Band online geht, lohnt deshalb ein Blick auf die Wochen bis zum Jahresende.
Wie viele Kontrolluntersuchungen passen neben Behandlungen, Prophylaxe und Schmerzpatienten in einen Tag? Wer hat im Dezember Urlaub, und wann schließt die Praxis zwischen den Jahren? Eine Möglichkeit sind feste Zeitfenster, etwa zwei Vormittage pro Woche nur für Kontrollen, und daneben täglich freie Plätze für akute Fälle. Die Website nennt dann keine einzelnen Uhrzeiten, sondern diese Fenster: „Kontrolltermine im November und Dezember dienstags und donnerstags vormittags, letzter Termin am 17. Dezember.“ So weiß die Patientin, worauf sie sich einstellen kann, und das Team bekommt Anfragen, die in den Plan passen. Wer statt Anfragen eine Selbstbuchung anbieten will, findet die Unterschiede im Beitrag Online-Terminbuchung.
Kontrollfenster
Feste Zeitblöcke nur für Kontrolluntersuchungen, auf der Website als Wochentag und Tageszeit genannt statt als einzelne Uhrzeit. Das Hinweis-Band verweist darauf.
Puffer für Beschwerden
Täglich freie Plätze für akute Fälle, damit die Saison der Kontrollen keine Patientin mit Schmerzen in den Januar verschiebt.
Zwischen den Jahren
Schließtage und Vertretung früh festlegen und im Baustein Öffnungszeiten eintragen, bevor die erste Frage dazu eintrifft.
Die Schließtage gehören in den Baustein Öffnungszeiten, nicht in einen Nebensatz im Fließtext. Der Baustein zeigt eine Tabelle je Wochentag, und laut Dokumentation der Grid-Bausteine gilt für leere Felder eine einfache Regel: „leere Zeiten werden als geschlossen dargestellt“ (XICflow-Dokumentation). Unter der Tabelle steht ein frei formulierter Hinweis, etwa „Vom 24. Dezember bis 1. Januar geschlossen, Vertretung siehe unten“. Die regulären Zeiten bleiben dabei stehen; im Januar wird nur der Hinweis wieder gelöscht. Wer in der Hochsaison mit kurzfristigen Absagen rechnet, regelt den Umgang damit vorab und sichtbar. Wie eine Praxis ein Ausfallhonorar sachlich auf der Website beschreibt, zeigt der Beitrag Ausfallhonorar in der Praxis.
Die Terminanfrage: Anliegen statt Befund
Das allgemeine Kontaktformular fragt Name, E-Mail, Telefon und Nachricht ab. Für die Saison ist das zu offen, denn im Nachrichtenfeld landen dann Beschwerden, Vorbefunde und Medikamentenlisten, die dort niemand braucht.
Besser ist ein eigenes Formular für die Terminanfrage. Beim Baustein „Formular“ in XICflow legen Sie Beschriftung und Feldtyp selbst fest; laut Dokumentation zu Anfragen und Team stehen „einzeiliger Text, E-Mail, Telefon, Zahl, Auswahlliste, mehrzeiliger Text, Kontrollkästchen und Einwilligung“ zur Auswahl (XICflow-Dokumentation). Die Dokumentation zeigt selbst ein passendes Muster: ein Formular „Rückruf vereinbaren“ mit Name, E-Mail, Telefon, einer Auswahlliste „Wunschzeit“ mit den Antworten Vormittags, Nachmittags und Abends und einer Einwilligung als Pflichtfeld. Für die Zahnarztpraxis kommt eine zweite Auswahlliste dazu: das Anliegen. Das mehrzeilige Nachrichtenfeld lassen Sie weg. So sieht der Aufbau aus:
{
"type": "form",
"title": "Kontrolltermin anfragen",
"submitText": "Termin anfragen",
"fields": [
{ "key": "name", "label": "Name", "type": "text", "required": true },
{ "key": "phone", "label": "Telefon", "type": "tel", "required": true },
{ "key": "email", "label": "E-Mail", "type": "email" },
{ "key": "reason", "label": "Anliegen", "type": "select",
"placeholder": "Bitte wählen",
"options": ["Kontrolluntersuchung", "Beschwerden", "Beratung"] },
{ "key": "time_slot", "label": "Wunschzeit", "type": "select",
"placeholder": "Bitte wählen",
"options": ["Vormittags", "Nachmittags"] },
{ "key": "consent", "type": "consent", "required": true,
"label": "Ich bin mit der Verarbeitung meiner Angaben zur Terminvereinbarung einverstanden." }
]
}Warum keine Freitextfrage nach den Beschwerden? Weil schon die Terminanfrage bei einer Zahnarztpraxis Gesundheitsdaten berühren kann. Die DSGVO bezeichnet als Gesundheitsdaten personenbezogene Daten, die sich auf die körperliche oder geistige Gesundheit einer Person beziehen, ausdrücklich „einschließlich der Erbringung von Gesundheitsdienstleistungen“, und aus denen Informationen über den Gesundheitszustand hervorgehen (DSGVO). Ihre Verarbeitung ist nach Artikel 9 Absatz 1 grundsätzlich untersagt (DSGVO); eine der Ausnahmen in Absatz 2 ist, dass die betroffene Person „ausdrücklich eingewilligt“ hat (DSGVO). Hinzu kommt der Grundsatz der Datenminimierung aus Artikel 5 Absatz 1: Daten müssen auf „das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“ sein (DSGVO). Für die Vergabe eines Termins reicht die grobe Wahl zwischen Kontrolle, Beschwerden und Beratung. Befunde, Diagnosen und Medikamente bespricht das Team am Telefon oder in der Praxis. Den Text der Einwilligung formuliert die Praxis mit ihrer Datenschutzberatung; das Formular stellt das Feld bereit. Dasselbe Prinzip beschreibt der Beitrag zur Psychotherapie-Praxis für ein besonders sensibles Fach.
Schmerzen gehören ans Telefon
Nach dem Absenden: Benachrichtigung, Status, Löschung
Jede Anfrage aus dem Formular landet in XICflow im Reiter „Anfragen“. Ist eine Benachrichtigungs-E-Mail eingetragen, geht sie zusätzlich an das Praxispostfach.
Die Nachricht trägt den Betreff „Neue Anfrage von …“, ergänzt um den Namen der Website, und enthält Name, E-Mail, Telefon, Nachricht sowie alle eigenen Felder (XICflow-Dokumentation) – also auch Anliegen und Wunschzeit. Ein Klick auf „Antworten“ geht an die anfragende Person. In der Liste filtert das Team über „Alle“, „Neu“, „Gelesen“ und „Archiviert“ (XICflow-Dokumentation); den Status ändern dürfen Mitglieder ab der Rolle „Bearbeiter“. Für die Saison ergibt sich daraus ein einfacher Ablauf: Das Empfangsteam arbeitet morgens die neuen Anfragen ab, ruft zurück, trägt den Termin in die Praxissoftware ein und archiviert den Eintrag. Voreingestellt bleiben Anfragen 180 Tage gespeichert und werden danach automatisch und endgültig gelöscht, auch die archivierten (XICflow-Dokumentation). Der Termin selbst gehört in die Praxissoftware; das Postfach der Website ist kein Patientenverzeichnis.
Die FAQ: Antworten, bevor das Telefon klingelt
Die Fragen rund um das Bonusheft wiederholen sich jedes Jahr: Reicht ein Termin im Dezember? Was ist, wenn ein Stempel fehlt? Zählt das elektronische Bonusheft? Was gilt für Kinder?
Diese Antworten gehören als FAQ auf die Terminseite, direkt unter das Formular. Der Baustein FAQ zeigt Fragen und Antworten zum Aufklappen, und laut Dokumentation der Basis-Bausteine entsteht aus allen FAQ-Bausteinen einer Seite „gemeinsam ein maschinenlesbarer Frage-Antwort-Block für Suchmaschinen“ (XICflow-Dokumentation). Jede Antwort bleibt beim Gesetz und bei dem, was die Praxis selbst tun kann. „Ja, eine Untersuchung im Dezember zählt für das Kalenderjahr 2026“ ist richtig. „Ihr Bonus ist damit gesichert“ ist eine Zusage im Namen der Krankenkasse und gehört nicht auf die Seite. Ein Stand-Datum unter der FAQ zeigt, wann die Angaben zuletzt geprüft wurden; im Januar wird es zusammen mit dem Hinweis-Band erneuert.
Berufsrecht: informieren, nicht drängen
Für Zahnärztinnen und Zahnärzte gilt neben dem allgemeinen Wettbewerbsrecht das Berufsrecht der jeweiligen Landeszahnärztekammer.
Die Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer „dient als Empfehlung für die (Landes-)Zahnärztekammern“ (Musterberufsordnung, BZÄK); verbindlich ist die Berufsordnung der eigenen Kammer, deren Wortlaut die Praxis vor dem Livegang prüft. Paragraf 21 der Musterberufsordnung erlaubt „sachangemessene Informationen über seine Berufstätigkeit“ (Musterberufsordnung, BZÄK) und nennt als berufsrechtswidrig „insbesondere eine anpreisende, irreführende, herabsetzende oder vergleichende Werbung“ (Musterberufsordnung, BZÄK). Das Heilmittelwerbegesetz ergänzt in Paragraf 3: „Unzulässig ist eine irreführende Werbung.“ (HWG) Ein Saisonhinweis auf freie Kontrolltermine ist Information. Ein Versprechen über das Ergebnis einer Behandlung ist es nicht, ebenso wenig eine Formulierung, die mit dem Verlust des Bonus droht. Was eine Praxisseite darüber hinaus an Pflichtangaben braucht, fasst der Beitrag zur Praxis-Website für Heilberufe zusammen.
Von Oktober bis Januar: der Ablauf in sechs Schritten
- Ende Oktober: Kontrollfenster für November und Dezember im Kalender blocken, Puffer für akute Fälle festlegen und die Schließtage zwischen den Jahren entscheiden.
- Anfang November: Das Hinweis-Band „Kontrolluntersuchung noch 2026?“ auf Startseite und Terminseite setzen, mit dem Link direkt auf das Formular.
- Zur selben Zeit: Das Formular mit den Auswahllisten für Anliegen und Wunschzeit anlegen, die Einwilligung als Pflichtfeld setzen und die Benachrichtigungsadresse mit einer Testanfrage prüfen.
- Laufend: Anfragen täglich abarbeiten, den Status setzen und das Datum im Band anpassen, wenn die Fenster knapp werden.
- Mitte Dezember: Den Hinweis auf den letzten freien Tag umstellen, Öffnungszeiten und Vertretung für die Feiertage eintragen.
- Anfang Januar: Das Band austauschen, etwa gegen „Kontrolle 2027 schon geplant?“, und die FAQ mit neuem Stand-Datum auf das neue Jahr umstellen.
Mit XICflow ist das kein Umbau der Website, sondern eine Saisonpflege von vier Bausteinen: Hinweis-Band, Formular, Öffnungszeiten und FAQ. Was die Plattform darüber hinaus übernimmt, vom Editor bis zum Anfragen-Postfach, steht auf der Seite Leistungen. Wie eine mit XICflow gebaute Praxis-Website aussieht, zeigt die Demo Physiopraxis Nord unter den Beispiel-Websites – eine Physiotherapie, deren Aufbau sich auf eine Zahnarztpraxis übertragen lässt. Und weil nach der Bonusheft-Saison die nächste kommt, lohnt der Blick auf Kurse mit Kassenzuschuss im Beitrag Präventionskurse 2027. Die Arbeit an der Bonusheft-Seite hat dann einen zweiten Nutzen: Wer die Fragen des Empfangs einmal gesammelt und sachlich beantwortet hat, kann diese Antworten jedes Jahr mit einem neuen Datum wieder verwenden – und das Team am Telefon gewinnt Zeit für die Patientinnen und Patienten, die gerade in der Praxis stehen.