Ab Oktober beginnt in der Gastronomie die Saison der Gruppenanfragen. Personalabteilungen suchen einen Abend für die Weihnachtsfeier, Vereine einen Raum für den Jahresabschluss, Familien einen langen Tisch für die Feiertage. Viele dieser Anfragen kommen als Anruf mitten im Mittagsservice oder als E-Mail mit wenigen Angaben – und dann beginnt das Hin und Her: Welche Menüs gibt es, was kostet das je Person, passt die Gruppe in den Nebenraum, an wen geht die Rechnung, und was gilt, wenn weniger Gäste kommen? Eine eigene Gruppenseite auf der Website beantwortet diese Fragen, bevor sie gestellt werden. Sie zeigt Menüpakete mit Preis je Person, Räume mit ihren Plätzen, ein Anfrageformular, das alle nötigen Angaben auf einmal abholt, und Storno- und Anzahlungsregeln, die zur Art des Gastes passen. Dieser Beitrag zeigt, wie die Seite aufgebaut ist, was es mit den 110 Euro aus dem Einkommensteuergesetz auf sich hat, warum ein Restaurant daraus kein Werbeversprechen machen sollte und weshalb für Firmen andere AGB-Regeln gelten als für Privatgruppen und Vereine. Speisekarte, Allergenkennzeichnung und die allgemeine Tischreservierung behandelt der Beitrag zur Gastro-Website.
Warum Gruppen eine eigene Seite brauchen
Eine Tischreservierung braucht Datum, Uhrzeit, Personenzahl und einen Namen.
Eine Weihnachtsfeier braucht mehr: Sie wird Wochen im Voraus geplant, mit einem festen Menü oder Buffet, in einem bestimmten Raum, mit einer Rechnung an eine Firma und mit einer Absprache darüber, was gilt, wenn am Ende weniger Gäste kommen. Wer das alles über das allgemeine Reservierungsformular laufen lässt, bekommt Anfragen, die er erst nach mehreren Rückfragen beantworten kann. Wer große Gruppen grundsätzlich ans Telefon verweist, verliert die Anfragen, die abends nach Feierabend geschrieben werden – oft genau dann, wenn jemand in Ruhe die Angebote mehrerer Häuser vergleicht. Eine Gruppenseite ist die Antwort, die auch spätabends erreichbar ist: Sie nennt Pakete, Räume und Bedingungen und nimmt die Anfrage so auf, dass der Betrieb am nächsten Morgen ein Angebot schreiben kann statt einer Gegenfrage.
Hinzu kommt, dass hinter einer Gruppenanfrage sehr verschiedene Gäste stehen. Wer für die Belegschaft bucht, braucht eine Rechnung mit Firmenanschrift und will wissen, was der Abend je Person kostet. Die Kassenwartin eines Sportvereins rechnet mit dem Vereinsbudget und fragt nach der Anzahlung. Die Familie, die zum Jahresende alle Generationen an einen Tisch bringt, will vor allem wissen, ob Kinder willkommen sind und was gilt, wenn jemand krank wird. Rechtlich sind das unterschiedliche Vertragspartner. Verbraucher ist „jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können“ (Paragraf 13 BGB). Unternehmer ist eine Person oder Gesellschaft, die „bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt“ (Paragraf 14 BGB). Diese Unterscheidung zieht sich durch Preisangabe, Stornoregeln und Rechnung – und deshalb auch durch die Gruppenseite.
Tabelle waagerecht wischen
| Wer bucht | Was bei der Entscheidung zählt | Was die Gruppenseite dafür nennt |
|---|---|---|
| Firma für die Weihnachtsfeier | Preis je Person, Rechnung an die Firma, Termin vor den Feiertagen | Paketpreis inklusive Umsatzsteuer, Felder für Firma und Rechnungsanschrift, Bedingungen für Firmen |
| Firma für ein Essen mit Kunden | Eine Rechnung, die in der Buchhaltung als Beleg dient | Rechnung mit Anschrift des Gastgebers, Speisen und Getränke nach Steuersätzen getrennt |
| Verein | Budget, Anzahlung, Änderung der Personenzahl | Paketpreise, Anzahlungsregel, Frist für die endgültige Personenzahl |
| Familie oder Freundeskreis | Raum, Kinder, Absage bei Krankheit | Raum mit Plätzen, Kinderpreise, Stornoregel mit Nachweismöglichkeit |
| Abteilung mit getrennter Zahlung | Wer am Ende des Abends was bezahlt | Hinweis, ob getrennte Rechnungen möglich sind und bis wann sie angemeldet werden |
Die 110 Euro: was im Gesetz steht
Sobald eine Firma eine Weihnachtsfeier plant, fällt früher oder später die Zahl 110. Sie stammt aus Paragraf 19 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1a des Einkommensteuergesetzes, der Zuwendungen des Arbeitgebers „anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltung)“ regelt. Der entscheidende Satz lautet: „Soweit solche Zuwendungen den Betrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, gehören sie nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.“ Der folgende Satz begrenzt das: „Satz 3 gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich.“ (Paragraf 19 Absatz 1 EStG)
Für ein Restaurant ist ein anderer Satz derselben Vorschrift mindestens so wichtig. Zuwendungen sind danach „alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer“, unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern zurechenbar sind oder ob es sich „um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet“ (Paragraf 19 Absatz 1 EStG). Angesetzt werden außerdem die Aufwendungen, die anteilig auf den Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen entfallen. In die Rechnung der Firma gehen also nicht nur Menü und Getränke ein, sondern auch Raummiete, Musik, Fahrt, Dekoration oder ein Programm, das woanders gebucht wurde – und die Partnerin oder der Partner, die mitfeiern. Von den meisten dieser Posten weiß das Restaurant nichts.
Nicht mit „steuerfrei feiern“ werben
Menüpakete mit Preis je Person
Herzstück der Gruppenseite ist eine kleine Auswahl klar unterscheidbarer Pakete, etwa ein gesetztes Menü, ein Buffet und ein Menü mit Getränkepauschale.
Jedes Paket nennt, was auf den Tisch kommt, welcher Raum dazu passt, ab wie vielen Gästen es angeboten wird und was es je Person kostet. Gegenüber Privatgästen verlangt die Preisangabenverordnung den Gesamtpreis: Wer als Unternehmer Verbrauchern Leistungen anbietet oder unter Angabe von Preisen wirbt, „hat die Gesamtpreise anzugeben“ (Paragraf 3 PAngV). Gesamtpreis ist der Preis, „der einschließlich der Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile für eine Ware oder eine Leistung zu zahlen ist“ (Paragraf 2 PAngV). Für Gaststätten gilt zusätzlich, dass die Preise im Preisverzeichnis „das Bedienungsgeld und alle sonstigen Zuschläge einschließen“ müssen (Paragraf 13 PAngV). Ein Paketpreis, zu dem später ein Raumzuschlag, eine Servicepauschale und ein Aufpreis für das Dessert kommen, verfehlt das Ziel der Seite: Die Firma kann damit nicht rechnen, und die Familie fühlt sich am Ende des Abends getäuscht.
Was serviert wird
Gänge oder Buffetstationen in Stichworten, dazu die vegetarische Alternative. Ein Verweis auf die gekennzeichnete Karte führt zu den Allergenen, ohne die Angaben doppelt zu pflegen.
Preis je Person
Der Betrag einschließlich Umsatzsteuer, für Firmen bei Bedarf zusätzlich netto, mit dem Preisstand. Kinderpreise stehen als eigener Betrag daneben, nicht als Fußnote.
Getränke
Ob Getränke enthalten sind, als Pauschale für einen festen Zeitraum oder nach Verbrauch. Diese Angabe verändert den Betrag des Abends oft stärker als die Wahl des Menüs.
Raum und Plätze
Welcher Raum zum Paket gehört, mit wie vielen Plätzen an Tafel oder Tischinseln, und ob er der Gruppe allein gehört oder ein Bereich im Gastraum ist.
Zeitfenster
Ab wann der Raum bereitsteht und wann der Abend endet. Ist eine Verlängerung möglich, steht der Preis dafür direkt dabei und nicht erst auf der Rechnung.
Mindestzahl
Ab welcher Gästezahl das Paket gilt und bis wann sich die Zahl noch ändern lässt. Dieselbe Frist steht in den Gruppenbedingungen, damit Seite und Bedingungen übereinstimmen.
Bei Paketen mit Getränken lohnt ein Blick auf die Umsatzsteuer. Die Steuer beträgt im Regelfall 19 Prozent (Paragraf 12 Absatz 1 UStG); sie ermäßigt sich auf 7 Prozent für „die Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken“ (Paragraf 12 Absatz 2 UStG). Ein Paket aus Menü und Getränkepauschale enthält damit zwei Steuersätze. Am Gesamtpreis für den Gast ändert das nichts, an der Rechnung schon: Paragraf 14 Absatz 4 UStG verlangt unter anderem „das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt“. Wer Speisen und Getränke schon auf der Paketkarte getrennt beziffert, erleichtert sich die Abrechnung und der Firma die Prüfung der Rechnung. Wie ein Pauschalpreis auf die beiden Sätze aufgeteilt wird, klärt der Betrieb mit seiner Steuerberatung. Wie Preise auf einer Gastro-Website insgesamt sauber dargestellt werden, beschreibt der Beitrag über Preisangaben und Werbeaussagen.
Paket B – Weihnachtsbuffet
Raum Wintergarten, nur für Ihre Gruppe
Plätze [Zahl] an Tischinseln
Zeitfenster ab [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
Buffet [Vorspeisen, Hauptgerichte, Dessert]
Vegetarisch eigene Station am Buffet
Speisen [Betrag] Euro je Person inkl. USt
Getränke Pauschale [Betrag] Euro je Person inkl. USt
oder nach Verbrauch
Kinder [Betrag] Euro bis [Alter] Jahre
Mindestzahl [Zahl] Gäste
Preisstand [Datum]
Allergene siehe gekennzeichnete Speisekarte
Knopf „Dieses Paket anfragen“ führt zum FormularRäume und Plätze offen zeigen
Die zweite Frage nach dem Preis ist die nach dem Platz.
Eine Gruppenseite nennt jeden Raum, der für Feiern infrage kommt, mit der Zahl der Plätze in der üblichen Bestuhlung, mit einem Foto und mit dem, was ihn ausmacht: Nebenraum mit eigener Tür, Wintergarten, abgetrennter Bereich im Gastraum. Steht ein Raum nur ab einer Mindestzahl an Gästen oder gegen eine Raummiete zur Verfügung, steht das direkt beim Raum und nicht erst im Angebot. Ebenso wichtig ist, was nicht geht: Musik vom eigenen Gerät, eine Tanzfläche, Feiern über Mitternacht, eigene Dekoration. Wer das vorher sagt, spart sich die Anfrage, die am Ende an der Musikanlage scheitert, und die Enttäuschung, wenn der „eigene Raum“ sich als Ecke des Gastraums herausstellt.
- Name und Lage des Raums, mit einem Foto im Zustand eines Feierabends
- Plätze an einer Tafel oder an Tischinseln, bei Stehempfang die Zahl der Gäste im Stehen
- Ob der Raum allein für die Gruppe reserviert ist oder ein Bereich im Gastraum
- Mindestzahl an Gästen und Raummiete, falls es sie gibt
- Zugang ohne Stufen oder über Stufen, Toiletten auf derselben Ebene
- Beginn, Ende des Abends und Preis für eine Verlängerung
- Was erlaubt ist: Musik, Reden mit Mikrofon, eigene Dekoration, Tischkarten
Das Anfrageformular: alles in einer Nachricht
Das allgemeine Reservierungsformular fragt Datum, Uhrzeit und Personenzahl. Für eine Feier braucht der Betrieb mehr, und zwar so, dass er ohne Rückfrage ein Angebot schicken kann.
In XICflow stellt der Baustein „Formular“ die Felder frei zusammen; zur Auswahl stehen „einzeiliger Text, E-Mail, Telefon, Zahl, Auswahlliste, mehrzeiliger Text, Kontrollkästchen und Einwilligung“ (XICflow-Dokumentation). Ein Formular kann bis zu 40 eigene Felder enthalten (XICflow-Dokumentation); eine Gruppenanfrage kommt mit deutlich weniger aus. Für das Wunschdatum gibt es keine eigene Datumsauswahl, es steht in einem einzeiligen Textfeld. Für Gruppen ist das eher ein Vorteil: Wer eine Feier plant, hat selten nur einen Abend im Kopf, und im Textfeld steht neben dem Wunschtermin gleich der Ausweichtermin. Die Personenzahl gehört in ein Feld vom Typ Zahl, die Menüwahl in eine Auswahlliste mit den Paketen der Seite und dem Eintrag „noch offen“. So sieht der Betrieb schon in der Anfrage, worauf das Angebot hinauslaufen soll.
1 Anlass Auswahlliste: Weihnachtsfeier Firma /
Vereinsfeier / Familienfeier / anderes
2 Wunschdatum einzeiliger Text, Pflicht
Platzhalter: Datum und Ausweichtermin
3 Tageszeit Auswahlliste: mittags / abends
4 Personenzahl Zahl, Pflicht
5 Menüwahl Auswahlliste: Paket A / Paket B /
Paket C / noch offen
6 Ernährung einzeiliger Text: Anzahl je Ernährungsweise
oder Unverträglichkeit, keine Namen
7 Name einzeiliger Text, Pflicht
8 E-Mail Pflicht
9 Telefon freiwillig, für Rückfragen
10 Firma oder Verein einzeiliger Text, freiwillig
11 Straße und Nummer einzeiliger Text (Rechnungsanschrift)
12 Postleitzahl, Ort einzeiliger Text (Rechnungsanschrift)
13 Nachricht mehrzeiliger Text, freiwillig
14 Gruppenbedingungen Einwilligung, Pflicht: gelesenZwei Einzelheiten ersparen später Arbeit. XICflow ordnet die Felder einer Anfrage automatisch zu und übernimmt dabei das erste mehrzeilige Feld als Nachricht (XICflow-Dokumentation); die Rechnungsanschrift steht deshalb besser in einzeiligen Feldern und das Nachrichtenfeld am Ende. Und Firma und Rechnungsanschrift fragt das Formular nicht aus Neugier ab. Eine Rechnung muss „den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers“ enthalten (Paragraf 14 Absatz 4 UStG). Nur eine Rechnung, „deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt“, kommt mit weniger aus und braucht den Leistungsempfänger nicht (Paragraf 33 UStDV) – bei einer Gruppe ist dieser Betrag schnell überschritten. Lädt eine Firma Kunden oder Geschäftspartner ein, kommt ein zweiter Grund hinzu: Für Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass verlangt das Einkommensteuergesetz Nachweise; hat die Bewirtung in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern, aber „die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen“ (Paragraf 4 Absatz 5 EStG). Wer die Anschrift schon mit der Anfrage hat, muss sie am Abend nicht am Tresen erfragen.
Wohin die Anfrage geht
Storno und Anzahlung: Firma oder Privatgruppe
Mit der Zusage hält der Betrieb einen Raum frei, plant Personal und kauft Ware ein. Sagt die Gruppe kurzfristig ab oder kommen deutlich weniger Gäste, bleibt ein Teil davon als Schaden.
Gruppenbedingungen regeln das mit Fristen, Pauschalen und einer Anzahlung. Vorformulierte Bedingungen, die für viele Buchungen gelten, sind Allgemeine Geschäftsbedingungen im Sinne des Paragrafen 305 BGB. Gegenüber Verbrauchern werden sie nur Vertragsbestandteil, wenn der Betrieb bei Vertragsschluss ausdrücklich auf sie hinweist und dem Gast die Möglichkeit verschafft, „in zumutbarer Weise, die auch eine für den Verwender erkennbare körperliche Behinderung der anderen Vertragspartei angemessen berücksichtigt, von ihrem Inhalt Kenntnis zu nehmen“, und wenn der Gast mit ihrer Geltung einverstanden ist (Paragraf 305 Absatz 2 BGB). Eine eigene Seite mit den Gruppenbedingungen, auf die Paketkarten, Formular und Angebot verlinken, erfüllt genau diesen Zweck – wenn sie als echter Text gesetzt ist und nicht als eingescanntes Dokument.
Für Privatgruppen setzt Paragraf 309 BGB enge Grenzen. Ist eine Stornopauschale als pauschalierter Schadensersatz gestaltet, ist sie unwirksam, wenn sie den „nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden“ übersteigt oder wenn dem Gast „nicht ausdrücklich der Nachweis gestattet wird, ein Schaden oder eine Wertminderung sei überhaupt nicht entstanden oder wesentlich niedriger als die Pauschale“ (Paragraf 309 Nummer 5 BGB). Ebenfalls unwirksam ist eine Vertragsstrafe „für den Fall, dass der andere Vertragsteil sich vom Vertrag löst“ (Paragraf 309 Nummer 6 BGB). Für die Gruppenbedingungen heißt das: Die Pauschalen orientieren sich am Schaden, der bei einer Absage typischerweise entsteht – Wareneinsatz, ein Raum, der nicht mehr vergeben werden kann –, sie sind nach Vorlauf gestaffelt, und der Satz zum Gegenbeweis steht ausdrücklich darin.
Bucht eine Firma, sieht es anders aus. Paragraf 309 und die Einbeziehungsregeln aus Paragraf 305 Absatz 2 finden nach Paragraf 310 Absatz 1 BGB „keine Anwendung auf Allgemeine Geschäftsbedingungen, die gegenüber einem Unternehmer, einer juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einem öffentlich-rechtlichen Sondervermögen verwendet werden“. Freie Hand hat der Betrieb damit nicht. Bestimmungen sind unwirksam, wenn sie den Vertragspartner „entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligen“, und eine solche Benachteiligung kann sich auch daraus ergeben, „dass die Bestimmung nicht klar und verständlich ist“ (Paragraf 307 Absatz 1 BGB). Diese Kontrolle gilt gegenüber Unternehmern „auch insoweit“, als sie zur Unwirksamkeit von Bestimmungen führt, die in Paragraf 309 genannt sind; auf die Gewohnheiten und Gebräuche im Handelsverkehr ist dabei angemessen Rücksicht zu nehmen (Paragraf 310 Absatz 1 BGB). Ob ein Verein bei der Buchung als Unternehmer handelt, hängt am Einzelfall; wer Vereine nach den Regeln für Privatgruppen behandelt, wählt den vorsichtigeren Weg.
Tabelle waagerecht wischen
| Regelpunkt | Privatgruppe und Verein | Firma |
|---|---|---|
| Pauschale bei Absage | Nicht über dem zu erwartenden Schaden, Nachweis eines geringeren Schadens ausdrücklich gestattet (Paragraf 309 Nummer 5 BGB) | Klauselverbote aus Paragraf 309 gelten nicht, Inhaltskontrolle nach Paragraf 307 BGB bleibt |
| Vertragsstrafe beim Rücktritt | Unwirksam (Paragraf 309 Nummer 6 BGB) | Maßstab Paragraf 307 BGB, Gebräuche im Handelsverkehr werden berücksichtigt |
| Einbeziehung der Bedingungen | Ausdrücklicher Hinweis, zumutbare Kenntnisnahme und Einverständnis des Gastes (Paragraf 305 Absatz 2 BGB) | Paragraf 305 Absatz 2 gilt nicht (Paragraf 310 Absatz 1 BGB); ein klarer Verweis in Angebot und Bestätigung bleibt sinnvoll |
| Verständlichkeit | Klar und verständlich formuliert (Paragraf 307 Absatz 1 BGB) | Klar und verständlich formuliert (Paragraf 307 Absatz 1 BGB) |
| Preis auf der Seite | Gesamtpreis je Person einschließlich Umsatzsteuer (Paragraf 3 PAngV) | Zusätzlich netto möglich, Rechnung mit Anschrift der Firma (Paragraf 14 UStG) |
Die Anzahlung gehört in dieselben Bedingungen und als Hinweis auf die Gruppenseite: in welcher Höhe sie fällig wird – als Betrag je Person oder als Anteil am Paketpreis –, bis wann, auf welchem Weg, und dass sie auf die Schlussrechnung angerechnet wird. Ebenso wichtig ist die Regel für die Personenzahl: bis wann sich die Zahl der Gäste ohne Kosten ändern lässt und was danach gilt. Fair ist eine Regel, die in beide Richtungen denkt und auch sagt, was der Betrieb anbietet, wenn er selbst absagen muss. Auf der Seite selbst stehen dabei keine eigenen Fristen oder Beträge, die vom verlinkten Dokument abweichen; ein Hinweis-Band „Storno- und Anzahlungsregeln“ mit Link auf die Bedingungen ist besser als eine Kurzfassung mit Zahlen, die beim nächsten Update nicht mitgezogen wird. Wie Stornoregeln für Termine verständlich formuliert werden, zeigt der Beitrag über Terminanfragen für Dienstleister.
Allergene, Ernährung und Datenschutz
Ein Menüpaket ist ein Angebot von Speisen und braucht die Allergenangaben wie die Karte.
Die Lebensmittelinformations-Durchführungsverordnung lässt dafür unter anderem Speise- und Getränkekarten sowie elektronische Informationsangebote zu und verlangt, dass der Gast die Angaben „vor Kaufabschluss und vor Übergabe des Lebensmittels“ zur Kenntnis nehmen kann (Paragraf 4 Absatz 3 LMIDV). Für die Gruppenseite heißt das: Jedes Paket verweist auf die gekennzeichnete Karte oder trägt die Angaben selbst. Im Formular fragt die Seite Ernährungsweisen und Unverträglichkeiten als Anzahl ab und nicht mit Namen. Für die Planung der Küche genügt das, und es entspricht dem Grundsatz, dass Daten „dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein“ müssen (Artikel 5 DSGVO). Die Bearbeitung der Anfrage selbst stützt sich in der Regel darauf, dass sie „zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich“ ist, „die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen“ (Artikel 6 DSGVO). Das Feld vom Typ Einwilligung ist deshalb gut für die Bestätigung eingesetzt, dass die Gruppenbedingungen gelesen wurden. Und weil Gruppenanfragen saisonal sind, lohnt ein Blick auf die Aufbewahrung: Voreingestellt bleiben Anfragen in XICflow 180 Tage gespeichert (XICflow-Dokumentation). Was länger aufbewahrt werden muss, beschreibt der Beitrag Anfragen aufbewahren oder löschen.
Die Saison sichtbar machen
Eine Gruppenseite hilft wenig, wenn sie tief in einem Untermenü versteckt ist.
Ab Oktober gehört ein Verweis auf die Startseite, in die Navigation und in die Antwort auf jede telefonische Gruppenanfrage: „Alle Pakete und das Formular finden Sie auf unserer Seite für Weihnachtsfeiern.“ Termine im Dezember sind das knappste Gut der Saison; eine Liste ausgebuchter Abende hilft nur, solange sie stimmt. Praktikabel ist ein Satz mit Datum, der die Lage beschreibt, etwa „Freitage im Dezember sind weitgehend vergeben, unter der Woche sind noch Abende frei, Stand: [Datum]“, gepflegt in einem festen Rhythmus. Ein Hinweis-Band auf der Startseite kann ihn tragen und auf die Gruppenseite verlinken; wie solche Hinweise sichtbar werden, ohne Gäste zu stören, beschreibt der Beitrag über Hinweise und Popups auf der Website. Einen Countdown setzen Sie nur, wenn es einen echten Anmeldeschluss gibt, etwa für ein festes Menü an einem bestimmten Abend. Nach den Feiertagen wird die Seite nicht gelöscht, sondern umgestellt: auf Jubiläen, Sommerfeste und Familienfeiern, mit denselben Bausteinen und anderen Paketen.
- Diese Woche: Pakete, Preise je Person und Räume festlegen, die Gruppenbedingungen für Privatgruppen und Firmen rechtlich prüfen lassen.
- Bis Ende Oktober: Gruppenseite und Formular veröffentlichen, eine Testanfrage mit echten Angaben senden und im Postfach nachsehen, ob sie angekommen ist.
- Ab November: Hinweis auf der Startseite setzen, den Stand der freien Termine regelmäßig aktualisieren, jede Anfrage am selben oder nächsten Werktag beantworten.
- Nach jeder Zusage: Angebot mit Paket, Raum, Personenzahl, Anzahlung und Link auf die Gruppenbedingungen schicken.
- Vor der Feier: endgültige Personenzahl zur vereinbarten Frist abfragen, Ernährungsweisen und Unverträglichkeiten an die Küche geben.
- Im Januar: Weihnachtspakete aus der Preistabelle nehmen und die Seite auf Feiern im Frühjahr und Sommer umstellen.
Mit XICflow entsteht eine solche Seite aus vorhandenen Bausteinen. Unter den Vorlagen gibt es eine Gastronomie-Startseite sowie die Premium-Seiten „Restaurant“ und „Event“ als Ausgangspunkt, wie die Übersicht der Leistungen zeigt. Die Preistabelle trägt die Pakete: Jedes Paket hat Namen, Preis, einen Zeitraum hinter dem Preis wie „je Person“, eine Häkchenliste der Leistungen und einen eigenen Button, ein Paket lässt sich hervorheben, und unter den Karten steht eine Fußnote, etwa zur Mehrwertsteuer (XICflow-Dokumentation). Aus jedem Paket mit erkennbarem Preis entsteht zusätzlich eine maschinenlesbare Preisangabe – dort gehören nur Preise hinein, die tatsächlich gelten. Einzelheiten zu Preistabelle, Hinweis-Band und Countdown stehen unter Bausteine für Conversion und CTA, zu Formular, Benachrichtigung und Bearbeitungsstand unter Anfragen und Team. Wie eine Restaurant-Website mit eigenem Bereich für Feiern und Gruppen aussieht, zeigt die Demo Trattoria Oliva unter den Demos. Wer neben Restaurantgästen auch Firmenkunden für andere Leistungen anspricht, findet im Beitrag über das Restbudget zum Jahresende die passende Seite für Einkäufer.